Как создать список рассылки в outlook

Что делать, если возникает ошибка обновленияWhat to do if the upgrade doesn’t work

Списки рассылки, которые не удалось обновить, остаются без изменений.Distribution lists that fail to upgrade remain unchanged.

Если не удалось обновить поддерживаемый список рассылки, отправьте запрос в службу поддержки. Об этой проблеме необходимо сообщить команде технических специалистов по Группам.If one or more eligible distribution lists fail to be upgraded, open a Support ticket. The issue will need to be escalated to the Groups Engineering team for them to figure out the problem.

Возможно, список рассылки не удалось обновить из-за сбоя службы, но такое случается довольно редко. Попробуйте подождать немного и повторить попытку.It’s possible that the distribution list didn’t get upgraded because of a service outage, but pretty unlikely. If you want, wait a while and then try to upgrade the DL again.

Отображение имен в списке рассылки

1. Если создается новое сообщение, нажмите кнопку «Кому».
2. В списке Источник адресов выберите адресную книгу, содержащую список рассылки, о котором необходимо получить сведения.
3. В поле «Введите или выберите имя» введите имя списка рассылки. В этом списке щелкните на нужном имени.
4. Последовательно нажмите кнопки «Дополнительно» и «Свойства».

Для обновления адресов в списке рассылки, нужно открыть список рассылки в папке «Контакты» (списки рассылки помечаются значком), и щелкните на кнопке «Обновить». Если вам понадобиться переместить список рассылки из сообщения в папку «Контакты» выполните следующие действия.

1. Откройте сообщение, содержащее список рассылки.
2. Щелкните вложенный список рассылки и перетащите его в папку «Контакты».

Внимание!
Все шаги описанной ниже процедуре будут корректно выполняться, только если Ваш компьютер находится внутри факультетской сети (где разрешен доступ к серверу с помощью RPC). Запустите

Запустите .

Как перенести адреса из Outlook

Как экспортировать контакты

Способы переноса данных различаются в зависимости от версии почтового клиента Outlook.

Экспорт контактов из Outlook 2013

1. Чтобы экспортировать данные из Outlook 2013, откройте программу и во вкладке «Файл» — «Открыть и экспортировать» выберите «Импорт и экспорт».
2. Почтовый клиент предложит возможные варианты. Кликните на пункт «Экспорт в файл».

Выберите нужную для записи информации папку.

Задайте название сохраняемому объекту и нажмите кнопку «Готово».

Новый CSV-файл можно проверить на компьютере, открыв его в программе Excel.

Экспорт контактов из Outlook 2010

1. Откройте Outlook 2010 и перейдите на вкладку «Файл».

   Нажмите «Файл» на панели управления вверху окна Outlook

Откроется окно параметров Outlook. В левом горизонтальном меню кликните на «Дополнительно».

Откроется «Мастер экспорта», здесь выберите пункт «Значения, разделённые запятыми (Windows)», это другое название CSV-файла. Нажмите «Далее».

Выберите папку, в которой будет храниться информация о контакте.
Подождите, пока процесс перемещения информации не закончится.

При использовании содержимого перенесённых контактов в иных продуктах почтового клиента понадобится пункт «Файл данных Outlook (PST)».

Экспорт контактов из Outlook 2007

1. Чтобы перенести контакты из Outlook 2007, откройте программу и разверните вкладку «Файл». В списке функций нажмите «Импорт и экспорт».
2. Откроется «Мастер импорта», который понадобится для формирования документа. Отметьте «Экспорт в файл».
3. В открывшемся окне выберите «Значения, разделённые запятыми (Windows)». Продолжите, нажав на кнопку «Далее».
4. Обозначьте папку, которая будет местом для сохранения. Кликните на «Далее».
5. Дождитесь окончания процесса перемещения.

Как из Outlook перенести контакты в Excel

Независимо от того, какой версии Outlook, после перенесения CSV-файла на компьютер его можно будет открыть в Excel.

Не пугайтесь, если увидите в документе пустые ячейки.
Это те позиции, которые не были заполнены, когда контакт ещё находился в Outlook. Не каждый человек прописывает всю информацию: о домашнем телефоне, названии организации или должности контакта.

Как импортировать контакты во всех версиях Outlook

1. Процесс добавления CSV-файла в почту будет одинаков для всех версий Outlook. Это делается так же, как и экспорт: «Файл» — «Открыть и экспортировать» — «Импорт и экспорт». В «Мастере» выберите «Импортировать из другой программы или файла».
2. После выбора действия нажмите «Далее». Ждите окончания процесса переноса.

Импорт адресов и почты интернета в Outlook всех версий

1. Чтобы импортировать контакты из Outlook, снова зайдите в «Мастер импорта и экспорта». Выберите «Импорт из другой программы или файла».
2. В открывшемся окне нажмите «Импорт адресов и почты интернета».
3. Выберите из двух предложенных вариантов импортирования «Outlook Express 4.x, 5.x, 6.x или почта Windows».
4. Нажмите «Далее» и подождите, пока контакты импортируются.

Импорт из другой программы или файла в любой версии Outlook

1. После выбора «Импорт из другой программы или файла» появляется возможность добавить контакты из утилиты Lotus Organizer, а также информацию из Access, Excel или простого текстового файла. Выберите программу, откуда планируете добавить контакты.
2. Появится окно с выбором параметров. Если хотите создать дубликаты, нажмите на пункт «Разрешить создание дубликатов».
3. Выберите папку, откуда нужно взять информацию.
4. Назначьте место, где будет храниться данные.

Как отправить контактную группу в Outlook

После того, как вы создали список рассылки в Outlook, другим не нужно настраивать одну и ту же группу самостоятельно. Вместо этого вы можете обмениваться любой контактной группой, отправив ее содержимое другим пользователям.

Чтобы поделиться контактной группой Outlook по электронной почте:

1. Перейдите в раздел «Люди в Outlook».
2. Найдите и дважды щелкните группу, которую хотите разделить.
3. Выбрать Передовая группа > Как контакт с Outlook от действия группы на Контактная группа лента.
   1. Совет: Формат контактов Outlook позволяет другим пользователям Outlook легко импортировать группу (см. Ниже).
   2. Заметка: Вы также можете выбрать В формате интернет (vCard), Это добавит имена и адреса членов группы в простой текстовый файл, а не формат vCard. Люди, не использующие Outlook, все еще могут извлекать адреса и перестраивать группу, но это не будет прямым процессом.
4. Отправьте сообщение человеку, с которым вы делитесь списком.
5. Нажмите послать

Чтобы импортировать контактную группу Outlook, которая была предоставлена ​​вам по электронной почте:

1. Откройте сообщение, содержащее прикрепленный файл контактов Outlook для группы.
2. Нажмите треугольник с нисходящей ориентацией рядом с Элемент Outlook крепление.
3. Выбрать открыто из появившегося меню.
4. Нажмите файл в открывшемся окне группы.
5. Убедитесь, что вы находитесь наИнформация простынь.
6. НажмитеПереместить в папку.
7. ВыбратьСкопировать в папку … из появившегося меню.
8. Теперь убедитесь, чтоконтакты папка выбрана.
   1. Совет: Вы можете выбрать любую папку адресной книги, конечно.
9. НажмитеХорошо.

Теперь вы можете закрыть окно группы и удалить письмо, содержащее его, если хотите.

Возможности надстройки

Как создать список рассылки в разных версиях Outlook

Сортировка и анализ корреспонденции

Создание списка рассылки в Outlook 2010

Бывают ситуации, когда приходится отправлять сообщения группе людей. Для того чтобы не добавлять каждый раз одних и тех же людей в список получателей в Outlook есть возможность автоматизировать данный процесс.

В Outlook 2007 автоматическая рассылка называлась списком рассылки (анг. mailing list). В Outlook 2010 механизм автоматической рассылки значительно упростился и стал называться как «Создание и изменение Групп контактов».

Теперь переходим непосредственно к созданию группы контактов. Открыв Outlook 2010, выбираем представление «Контакты» и жмем на «Главная». Выбираем пункт «Создать группу контактов» (рис.1)

В поле «Имя» вводим название группы, к которой будем применять автоматическую рассылку и выбираем пункт «Добавить участников».

Выбираем способ, с помощью которого будем добавлять участников Группы контактов: из контактов Outlook, из имеющейся адресной книги, путем создания нового контакта. В нашем примере это добавление контактов из Outlook.

В открывшемся окне выделяем контакт, который хотим добавить в Группу контактов и жмем на «Участники». После чего не забываем нажать на «Сохранить и закрыть» (рис.2).

Проверяем правильность наших действий. Создаем новое сообщение. В поле «Кому…» пишем имя созданной нами Группы контактов. Если необходимо убрать из списка рассылки некоторые контакты, то в поле «Кому…» сообщения щелкните значок «плюс» (+) рядом с именем списка рассылки, чтобы увидеть его содержимое, а потом удалите имена людей, которым не нужно посылать сообщение (рис.3).

чтобы получатели из группы рассылки не видели адреса других членов группы, используйте скрытую копию Outlook:

При переписке по электронной почте удобно ставить в копии всех людей, заинтересованных в ознакомление с перепиской, но не участвующих в ней. В таких случаях получатель письма увидит, что письмо пришло ему, а также увидит всех тех, кто стоит в копии письма.

Но что делать, когда вы не хотите дать понять контрагенту, что кто-то кроме него получает это письмо? В этом случае используйте поле «Скрытая копия». Создайте новое электронное письмо, перейдите на вкладку «Параметры» и выберите меню «Показать получателей скрытой копии» (Рис. 1).

Введите адрес и отправьте письмо получателю.

Современный век сопровождается невероятной интенсивностью. Практически ежедневно приходится совершать действия, от скорости выполнения которых зависит результативность мероприятий, а вслед за этим может зависеть и успешность карьерного роста.

Часто приходится совершать рассылку важной корреспонденции. Если письма направляются одним и тем же пользователям, то возникает насущный вопрос, как в Outlook создать группу рассылки, которая позволит существенно сэкономить время, благодаря чему удастся совершить несколько дополнительных манипуляций

Действительно, почтовое приложение Outlook сопровождается многими успешными функциональными возможностями, облегчающими процесс выполнения многих задач.

Если в ваши профессиональные задачи входит работа с почтовым ресурсом, включая не только прочтение и отправку сообщений, но и рассылку различного материала своим непосредственным партнёрам, вам, действительно, полезно изучить информацию, как в Аутлуке создать группу рассылки.

Надстройка для почтовой рассылки из Excel

Готовая надстройка для Excel по рассылке электронных писем, созданная на основе макроса, сочетает в себе широкие возможности VBA и простоту в использовании. Ниже представлено диалоговое окно надстройки.

При помощи полей, расположенных в левой части диалогового окна можно выбрать способ рассылки и задать диапазоны ячеек, данные из которых будут использоваться при формировании электронных писем. Опции правой части диалогового окна позволяют использовать дополнительные параметры, например, подставлять имена получателей в темы и/или тексты писем, отправлять html-файл в теле письма либо использовать стандартную подпись Outlook, которая также представляет собой html-файл. Кроме того разными почтовыми сервисами используются различные ограничения на отправку писем по размеру, по количеству, по скорости отправки и так далее (рекомендуется ознакомиться с ними заранее), и для того чтобы не выходить за рамки этих ограничений, в надстройке предусмотрена опция «Использовать задержку между письмами», которая позволяет настроить паузу между отправкой писем.

Где расположена адресная книга Outlook

Вся информация, находящаяся в Outlook, сохраняется в отдельных файлах, которые можно скопировать или удалить. Найти эти файлы можно по следующему пути:

• C:Пользователиназвание_учетной_записиAppDataLocalMicrosoftOutlook;
• C:Пользователиназвание_учетной_записиRoamingLocalMicrosoftOutlook;
• C:Usersимя_пользователяDocumentsФайлы Outlook;
• C:Пользователиназвание_учетной_записиМои документыФайлы Outlook;
• C:Documents and Settingsназвание_учетной_записиLocal SettingsApplication DataMicrosoftOutlook;
• C:Documents and Settings.

Для разных версий операционной системы и Outlook пути могут отличаться.

Создайте списки контактов, которые позволят вам отправлять письма нескольким получателям одновременно

Списки рассылки, также называемые списками контактов и группами контактов, объединяют несколько адресов электронной почты под псевдонимом, чтобы было легче отправлять сообщения всем членам этого списка, а не отправлять по электронной почте каждому контакту по отдельности.

Инструкции в этой статье применяются к Outlook 2019, 2016, 2013, 2010, Outlook для Office 365 и Outlook.com.

Создать группу контактов в Outlook

Списки рассылки называются группами контактов в Outlook. Выполните следующие действия, чтобы создать группу контактов, а затем добавить в нее участников в Outlook 2019, 2016, 2013 и Outlook для Office 365.

1. Перейдите в Главная и выберите Новые элементы > Дополнительные элементы > Группа контактов .

   Получите быстрый доступ к группе контактов с помощью сочетания клавиш Ctrl + Shift + L .

2. В диалоговом окне Группа контактов поместите курсор в текстовое поле Имя и введите имя для группы контактов.

3. Перейдите на вкладку Группа контактов и выберите Добавить участников > Из контактов Outlook .

4. В диалоговом окне Выберите участников: контакты выберите контакт из списка, затем выберите Участники , чтобы добавить его в группу. При необходимости добавьте дополнительных участников в группу.

5. Нажмите ОК , чтобы вернуться в диалоговое окно Группа контактов .

6. Выберите Сохранить и закрыть .

Создать группу контактов в Outlook 2010

Создание группы контактов в Outlook 2010 аналогично более поздним версиям, но есть некоторые различия.

1. Нажмите Контакты .

   Чтобы использовать сочетание клавиш для контактов, нажмите Ctrl + 3 .

2. В текстовом поле Имя введите имя для группы контактов.

3. Перейдите на вкладку Группа контактов и нажмите Добавить участников .

4. Выберите контакты, которые вы хотите добавить в группу.

5. Нажмите Участники , чтобы добавить выбранные контакты в группу.

6. Нажмите ОК , чтобы вернуться в диалоговое окно Группа контактов . Контакты, включенные в группу, перечислены.

7. Нажмите Сохранить и закрыть .

Создать список контактов на Outlook.com

Войдите в свою учетную запись Outlook.com и следуйте этим инструкциям, чтобы создать список контактов.

1. Выберите Средство запуска приложений Office в верхнем левом углу страницы Outlook.com, затем выберите Люди .

2. Нажмите стрелку раскрывающегося списка Новый контакт , затем выберите Новый список контактов .

3. Введите имя и описание для группы (только вы увидите эту информацию).

4. В текстовом поле Добавить адреса электронной почты введите имя или адрес электронной почты контакта, которого вы хотите добавить в список. Предложения генерируются из ваших контактов и отображаются в раскрывающемся списке.

   Либо выберите предлагаемый контакт, чтобы добавить его в список, либо введите адрес электронной почты и выберите Добавить , если контакт не существует в вашей адресной книге.

5. Когда вы добавите всех в список, выберите Создать .

Как изменить списки контактов Outlook.com

Чтобы изменить список контактов после его создания:

1. Откройте Средство запуска офисных приложений и выберите Люди .

   выбор людей из меню ”
   класс = “LazyLoad”
   data-click-tracked = “true” data-img-lightbox = “true” data-expand = “300” id = “mntl-sc-block-image_1-0-99” data-tracking-container = “true”
   />

2. Выберите Все списки контактов , выберите список контактов, которые вы хотите изменить, и выберите Изменить .

3. Отредактируйте список контактов, добавив или удалив контакты, изменив описание или изменив название списка.

4. После внесения всех изменений выберите Сохранить .

Как удалить списки контактов Outlook.com

Чтобы удалить список контактов:

Удаление списка контактов не удаляет отдельные контакты в списке.

1. Откройте Средство запуска офисных приложений и выберите Люди .

   выбор людей из меню ”
   класс = “LazyLoad”
   data-click-tracked = “true” data-img-lightbox = “true” data-expand = “300” id = “mntl-sc-block-image_1-0-121” data-tracking-container = “true”
   />

2. Выберите Все списки контактов , затем выберите список, который вы хотите удалить.

3. Выберите Удалить .

4. В окне подтверждения выберите Удалить .

5. Список контактов удален.

Как отправлять более 5 000 писем в день

Если вы шлёте рассылки с коммерческой целью или в вашей компании больше 5 000 человек (ого-го!), для отправки писем нужно регистрироваться в сервисе рассылок. Это приложение, в котором есть все инструменты для отправки массовых рассылок: сбора базы подписчиков, работы с контактами, вёрстки красивых писем и их отправки по заданным сценариям.
Рассказываю подробнее об этих инструментах.

Вёрстка писем без знания кода

Чтобы собрать письмо в сервисе рассылок, не нужно знать HTML и CSS. Можно взять готовый шаблон или собрать макет с нуля в блочном редакторе. Ничего сложного: перетаскиваем нужный блок и настраиваем его, как нам нужно.
Письмо автоматически подстроится под разные устройства — оно будет одинаково хорошо выглядеть и на компьютере, и на смартфоне.

Так работает блочный редактор UniSender

Отправка рассылок в нужное время

Для каждой рассылки можно задать день и время, когда она уйдёт пользователям. Более того, сообщения можно объединять в цепочки — письма будут идти одно за одним через заданные промежутки времени.
Отдельные письма и цепочки могут уходить в ответ на какие-либо действия подписчиков. Например человек зарегистрировался на сайте — мы отправили ему приветственное письмо, оставил товары в корзине — мы напомнили ему об этом.

Конструкторы форм подписки, всплывающих форм и страниц отписки

В сервисах рассылки много других полезных инструментов:

• Конструкторы форм подписки. Можно вручную сделать статическую или всплывающую форму на сайт. Знать вёрстку не нужно.
• Аналитика рассылок. Оценивайте эффективность ваших писем: сколько людей их открывает, кто переходит на сайт, какой суммарный доход.
• A/B-тесты. Проверяйте гипотезы, чтобы понять какие элементы письма работают лучше.
• Интеграции. Подключайте CMS и CRM-системы, средства для аналитики, дизайна и создания лендингов. В UniSender есть более 45 готовых интеграций, все остальные приложения можно подключить по API.
• Другие каналы. В сервисах рассылки часто есть доступ к другим маркетинговым каналам: SMS, Viber-сообщениям, push-уведомлениям. Включайте их в свою стратегию, чтобы увеличить эффективность рекламы.

В UniSender можно бесплатно отправлять до 1500 писем на 100 контактов. При этом доступны абсолютно все функции сервиса. Ни на что не намекаем, но вот тут можно за минуту зарегистрироваться, а ещё через 15 минут — отправить своё первое письмо.

Чтение сообщений с управлением форматом возвращаемого текстаReading messages with control over the body format returned

Можно прочитать сообщение в почтовом ящике, указав его идентификатор:You can read a message in a mailbox by referencing its ID:

Или можно получать сообщения в определенной папке. Например, чтобы читать сообщения в папке «Черновики» пользователя, вошедшего в систему, укажите следующее:For example, to read messages in the signed-in user’s Drafts folder:

Текст сообщения Outlook может иметь либо формат HTML, либо текстовый формат. По умолчанию в отклике GET текст сообщения возвращается в формате HTML.The body of an Outlook message can be either HTML or text, with HTML as the default message body type returned in a GET response.

При получении сообщения вы можете задать указанный ниже заголовок запроса, чтобы система возвратила свойства body и uniqueBody в текстовом формате.When getting a message, you can specify the following request header to return the body and uniqueBody properties in text format:

Чтобы получить текст сообщения в формате HTML, задайте указанный ниже заголовок или просто пропустите его.You can specify the following header, or, just skip the header, to get the message body in HTML format:

Когда вы указываете какой-либо заголовок, успешный отклик будет включать соответствующий заголовок .When you specify either header, a successful response would include the corresponding header:

• Чтобы получить результат выполнения запроса в текстовом формате: For text format requests:
• Чтобы получить результат выполнения запроса в формате HTML: For HTML format requests:

Если текст сообщения имеет формат HTML, то по умолчанию прежде чем возвратить текст сообщения в отклике REST, Outlook удаляет весь потенциально небезопасный HTML-код (например, код JavaScript), внедренный в свойство body.If the body is HTML, by default, Outlook removes any potentially unsafe HTML (for example, JavaScript) embedded in the body property before returning the body content in a REST response.

Чтобы получить все исходное содержимое в формате HTML, добавьте следующий заголовок HTTP-запроса:To get the entire, original HTML content, include the following HTTP request header:

Составьте электронную почту группы Outlook на Mac

После создания группы электронной почты в Outlook у вас есть несколько способов отправить им сообщение.

Написать письмо из почтового раздела

Скорее всего, вы будете в разделе «Почта» Outlook, поэтому, чтобы отправить электронное письмо в созданный вами список рассылки, выполните следующие действия.

1. Нажмите Новый email-адрес,
2. в к поле, начните вводить имя, которое вы присвоили списку контактов. Кроме того, вы можете нажать Поиск Кнопка на правой стороне поля. Найдите список в поле вверху.
3. Когда отобразится список, выберите его, и он сразу появится.

Написать письмо из раздела «Люди»

Если вы оказались в разделе «Люди» Outlook, просто наведите курсор мыши на список контактов и, когда вы увидите Значок электронной почты нажмите на нее.

Откроется новое письмо с этим списком контактов в к линия, готовая к тому, что вы составите свое сообщение.

Эффективная отправка сообщений

Формирование группы контактов

Интересуясь, как создать рассылку в Outlook, прежде всего, следует определиться, кому вы желаете или обязаны согласно своей должностной инструкции перенаправлять важные письма. Все эти пользователи, в большинстве случаев, уже внесены в список контактов Outlook, но с целью экономии времени их полезнее всего объединить в одну общую группу.

Составление списка

Сделать мгновенную рассылку, если заранее сформировать список деловых партнёров, совершенно несложно. По этой причине вашей первоначальной задачей является создание такого полезного для вас списка контактов, а для этого тщательно изучите рекомендации опытных пользователей, как создать список рассылки в Outlook.

Запустите почтовое приложение Outlook, в нижней части окна с левой стороны вы легко обнаружите меню «Контакты», кликните по нему.

Теперь на горизонтальной ленте меню найдите и нажмите кнопку «Создать группу контактов».

Почтовое приложение предложит вам указать имя создаваемой вами группы.

Имя вы можете придумать любое, только учтите, если вы намерены создать несколько групп для разных случаев, то название каждой должно быть таким, чтобы вы в спешке их ни в коем случае не перепутали, и не разослали письма не по назначению.

Когда имя вы придумали и уже вписали в строку, кликните по следующей кнопке «Добавить участников».

Почтовое приложение сразу же предложит вам несколько вариантов добавления пользователей, среди которых выберите первый вариант, ориентированный на добавление получателей сообщений из контактов самого приложения Outlook.

В открывшемся новом окне остаётся выделить нужные контакты, после чего нажать кнопку «Участники». Таким образом, вы сможете создать список всех тех, кому вы должны направлять определённую корреспонденцию.

Не забудьте в завершении формирования перечня контакта нажать на «OK», в противном случае в результате вашей забывчивости список не сохранится, вам придётся вновь проделать все эти манипуляции.

Указав членов группы, не забудьте сохранить изменения

Если же вы только начинаете работать в таком приложении, в адресной книге Outlook у вас не будет значиться ни один электронный адрес, вам придётся при создании перечня партнёров вводить эти адреса вручную. Не поленитесь и потратьте время один раз, а в следующий раз вы уже сможете оценить пользу проделанных вами манипуляций.

Как разослать корреспонденцию

После того как вам удалось сформировать список всех получателей, с которыми приходится ежедневно поддерживать плотный контакт через почтовый ресурс, остаётся вникнуть, как сделать рассылку в Outlook созданной группе.

В этом также нет ничего сложного, вы очень быстро всё освоите и с первого раза запомните.

Создайте новое сообщение или откройте письмо, которое необходимо отослать всем указанным вами ранее партнёрам. В поле «Кому» просто введите имя, которое вы сами придумали для группы. Все электронные адреса всех партнёров будут добавлены автоматически. Вы их не будете видеть, поскольку в адресной строке будет отображаться только имя группы.

Впишите первые символы из названия — и группа будет предложена автоматически

Чтобы письмо ушло по назначению, нажмите «Отправить», все участники мгновенно получат сообщение от вас.

Может случиться и так, что вам потребуется перенаправить корреспонденцию этим участникам, но за исключением нескольких.

В этом случае первоначально всё сделайте, как описано выше, а после того, как в адресной строке уже будет указано имя группы, обратите внимание на рядом находящийся небольшой плюсик. Нажмите на этот плюсик, сразу после этого раскроется весь перечень получателей

Если требуется кого-то удалить в связи с тем, что он не нуждается в этом конкретном письме, уберите его из контактов получателей и сразу отправляйте письмо

Нажмите на этот плюсик, сразу после этого раскроется весь перечень получателей. Если требуется кого-то удалить в связи с тем, что он не нуждается в этом конкретном письме, уберите его из контактов получателей и сразу отправляйте письмо.

Нажмите на плюсик, чтобы открыть полный список получателей

Как видите, ничего сложного нет ни при создании списка группы, ни при непосредственном перенаправлении корреспонденции нет. Outlook — отличное почтовое приложение, которое таит в себе массу удивительных возможностей, облегчающих выполнение задач, поэтому познавайте его и облегчайте свой труд, повышая одновременно результативность.

Что такое Outlook?

Outlook 2002 — мощное и всеобъемлющее в плане управления информацией приложение. Но каждый предмет (это относится не только к программным продуктам) требует введения в специфику данной области и демонстрации общих принципов работы, техники и т. д. В данной части будут рассмотрены основы Outlook: от установки приложения до непосредственной работы с электронной почтой.

Начинать книгу с рассказа о работе с электронной почтой мы считаем некорректным, если не сказать неправильным, поскольку Outlook — это не приложение для работы с электронной почтой. Outlook являет собой единение всех средств, связанных с управлением персональной информацией, в которых почта занимает существенную, но все-таки часть. В противном случае можно вполне было обойтись и Outlook Express — приложением, входящим в стандартный пакет, поставляемый с операционной системой Windows и являющимся только почтовым клиентом.

В первую часть книги вошли такие главы, как:

• Знакомство с Outlook.
  В этой главе будут рассмотрены: установка Outlook, общие принципы работы в Outlook, а также интерфейс и работа со встроенной справочной системой.
• Календарь.
  Вы научитесь планировать одиночные и повторяющиеся встречи, а также работать с представлениями Outlook.
• Задачи.
  В настоящей главе приводятся сведения о назначении задач и учете их выполнения, а также о преобразовании элементов.
• Контакты.
  Прочитав эту главу, вы узнаете, как создавать контакты и работать с адресными книгами пользователя.
• Заметки.
  В данной главе рассматривается работа с заметками и буфером обмена Microsoft Office.
• Дневник.
  Вы познакомитесь с автоматическим и ручным ведением вашей деятельности в дневнике Outlook.
• Outlook сегодня
  и личные папки.
  Последняя глава рассказывает о способе хранения элементов Outlook, создании и использовании собственных папок, а также о работе с файловой системой компьютера средствами Outlook.

Создание адресной книги

Обновление нескольких списков рассылки одновременно с помощью PowerShellHow to use PowerShell to upgrade several distribution lists at the same time

Если вы хорошо знакомы с PowerShell, можно воспользоваться этим средством вместо пользовательского интерфейса.If you’re experienced at using PowerShell, you might want to go this route instead of using the UI. У нас есть набор командлетов, которые помогут вам обновить списки рассылки.We have a set of cmdlets that will help you upgrade distribution lists. См. ниже.See below.

Обновление одного списка рассылкиUpgrade a single DL

Чтобы обновить один DL, выполните следующую команду:To upgrade a single DL run the following command:

Например, если вы хотите обновить списки рассылки с помощью SMTP-адреса dl1@contoso.com, выполните следующую команду:For example, if you want to upgrade a DLs with SMTP address dl1@contoso.com, run the following command:

Примечание

Вы также можете обновить один список рассылки до группы Microsoft 365 с помощью командлета PowerShell New – UnifiedGroup .You can also upgrade a single distribution list to a Microsoft 365 group using the New-UnifiedGroup PowerShell cmdlet

Обновление нескольких списков рассылки в пакетеUpgrade multiple DLs in a batch

Вы также можете передать несколько списков рассылки в виде пакета и обновить их вместе:You can also pass multiple DLs as a batch and upgrade them together:

Например, если вы хотите обновить пять списков рассылки с SMTP-адресом и , , и, выполните следующую команду:For example, if you want to upgrade five DLs with SMTP address and , , and , run the following command:

Обновление всех подходящих списков рассылкиUpgrade all eligible DLs

Существует два способа обновления всех подходящих списков рассылки.There are two ways in which you can upgrade all the eligible DLs.

Примечание

Командлет Upgrade – DistributionGroup не получает данные из конвейера по этой причине, поэтому для успешного выполнения необходимо использовать оператор ForEach — Object {} .The Upgrade-DistributionGroup cmdlet doesn’t receive data from the pipeline, for this reason it’s required to use «foreach-object{}» operator to run successfully.

1. Получите подходящие списки рассылки в клиенте и обновите их с помощью команды Upgrade:Get the eligible DLs in the tenant and upgrade them using the upgrade command:

1. Получение списка всех списков рассылки и обновление только соответствующих списков рассылки:Get the list of all DLs and upgrade only the eligible DLs:

Где в Outlook расположилась адресная книга

Вся информация об адресной книге, сообщениях, календарях и заметках хранится на компьютере в заархивированном виде. В случае если возникнет необходимость найти, копировать или перенести её, полезно будет знать, в каких папках располагается нужный PST-файл:

• диск:/Пользователи/<имя пользователя>/AppData/Local/Microsoft/Outlook;
• диск:/Пользователи/<имя пользователя>/Roaming/Local/Microsoft/Outlook;
• диск:/Users/<имя пользователя>/Documents/Файлы Outlook;
• диск:/Пользователи/<имя пользователя>/Мои документы/Файлы Outlook;
• диск:/Documents and Settings/<имя пользователя>/Local Settings/Application Data/Microsoft/Outlook.

В случае использования IMAP, Microsoft Exchange или outlook.com место сохранения вашей почтовой информации — пространство сервера. Данные записываются в формате PAB. В таком случае обнаружить их можно будет здесь:

• диск:/Пользователи/<имя пользователя>/AppData/Local/Microsoft/Outlook;
• диск:/Documents and Settings.

Если вы использовали учётную запись Microsoft Exchange Server, то «Автономная адресная книга» располагается по следующим адресам:

• диск:/Пользователи/<имя пользователя>/AppData/Local/Microsoft/Outlook;
• диск:/Documents and Settings/<имя пользователя>/Local Settings/Application Data/Microsoft/Outlook.

Эффективная печать сообщений

Если вы предпочитаете изучать присланную корреспонденцию в печатном виде, то стоит автоматизировать этот процесс. Это можно сделать встроенными средствами Outlook через правила, но при этом не удастся распечатывать вложения отдельно от писем и устанавливать список конкретных расширений, которые могут либо не могут выводиться на печать. Кроме того, в Outlook для печати письма со списком вложений требуется сменить формат письма с HTML на RTF или TXT, иначе список вложений не будет отображаться в заголовке письма.

Если все вышеперечисленное является для вас ограничением, то стоит обратить внимание на плагин Print Tools for Outlook (http://www.mapilab.com/ru/outlook/print_tools/; 3 Мбайт; 700 руб.). Он позволяет распечатывать входящие и исходящие письма с вложениями (включая архивированные вложения в форматах ZIP и RAR, которые перед печатью будут разархивированы), а также письма и вложения (все либо строго определенные) по отдельности и даже без их открытия

Причем это окажется возможным не только вручную через панель Print Tools (предварительно нужно будет настроить параметры печати, воспользовавшись командой Сервис > Параметры > Print Tools), но и автоматически. Для автоматической печати получаемой корреспонденции потребуется создать в Outlook новое правило, затем установить в окне определения действий с сообщением флажок в строке Выполнить дополнительное действие, в списке действий выбрать Print Tools и настроить параметры печати (рис. 13).

Рис. 13. Настройка автоматической печати
через Print Tools for Outlook

Как добавить контакты в Outlook

Полуавтоматическое резервирование почтовой базы

Как известно, надежное сохранение данных невозможно без их регулярного резервирования — актуально это и в отношении почтовых баз. Однако проведение резервирования встроенными средствами Outlook (Файл > Импорт и Экспорт) отнимает довольно много времени. Есть более быстрый способ резервного копирования почтовых баз — с помощью бесплатного плагина Personal Folders Backup (http://www.microsoft.com/downloads/details.aspx?FamilyId=8B081F3A-B7D0-4B16-B8AF-5A6322F4FD01&displaylang=en; 160 Кбайт). Данный плагин позволяет создавать точную копию файла данных PST, копировать резервную копию на локальный или сетевой диск и задавать промежуток времени, через который в Outlook должно отображаться напоминание о необходимости создания следующей резервной копии файла. Технология применения надстройки очень проста — достаточно выбрать в меню Файл опцию Backup, определить папку для хранения и имя резервной копии (рис. 21) и сохранить/восстановить файлы. В сравнении со встроенными возможностями Outlook у резервирования через Personal Folders Backup два плюса: с одной стороны, не требуется отвечать на многочисленные вопросы мастера (в итоге процедура проходит быстрее), с другой — забыть провести резервирование не удастся благодаря системе напоминаний.

Рис. 21. Подготовка к резервированию
через Personal Folders Backup