Как создать файл в формате pdf

Что такое PDF и с чем его едят

PDF (от англ. Portable Document Format) — это специальный формат электронных документов, который не зависит от выбранной ОС, программы просмотра электронных документов или еще чего-нибудь. Он единый для любого устройства. Все, что нужно для открытия документов в этом формате — программа просмотра. Их существует великое множество, как бесплатных, так и платных.

Однако в AR часто находят уязвимости (а так же справедливо приписывают навязчивость, тормознутость и прочие ужасы жизни), так что кому это не нравится, смотрите в сторону аналогов (Foxit Reader, Nuance и тп).

Если кому интересно, так выглядит документ, открытый в Adobe Reader DC:

У PDF есть свои ограничения, как то:

  • Невозможность редактирования текста (кроме специализированных программ);
  • Необходимость вшивать нестандартные шрифты (для любителей делать не по ГОСТу);
  • Необходимость использования достаточно больших растровых изображений для внятного отображения при печати.

Среди преимуществ же:

  • Простота использования;
  • Возможность защитить файл от большинства действий нерадивых пользователей (пометка маркерами, поиск по словам, редактирование текста);
  • Независимость от программы просмотра. В любой программе просмотра он будет  выглядеть одинаково.

Теперь поговорим о том, как его, собственно создать.

Основные функции Adobe Acrobat Reader

Просмотр текста

Пользователю доступен просмотр PDF файлов: инструкций, электронных билетов, журналов и книг, брошюр, афиш, флаеров и т.д. Редактирование текста не доступно и файл в целом выглядеть как изображение, вставленное в Word, однако здесь можно воспользоваться поиском по словам.

Печать файлов

Если у Вас всегда много печатной продукции, документов, купонов и электронных билетов, инструменты для работы с PDF предоставляют широкие настройки печати. Кроме создания PDF документа с нуля в Adobe Reader DC, его можно создать в Microsoft Word или Excel, а затем сохранить файл в формате PDF. Стандартные возможности позволяют это сделать, без использования дополнительных конвертеров. Чтобы отправить файл на печать, достаточно нажать сочетание клавиш Ctrl+P.

Защита файлов и защищенный режим

Кроме стандартных возможностей, стоит уделить внимание безопасности PDF файлов. Кроме возможности включения безопасного режима при просмотре файла, который не допустит проникновения вирусов на компьютер, PDF файл позволяет настроить расширенную защиту

Например, будут недоступны внешние ссылки или будет заблокирована попытка установки дополнительного программного обеспечения. Кроме этого, важные документы, в которых нельзя допустить изменения некоторых данных можно защитить от редактирования, и отправить его для подписи его с помощью электронной подписи.

Предварительный просмотр PDF файлов (миниатюры) в проводнике Windows

Помимо открытия PDF, вам может пригодиться возможность предварительного просмотра файлов PDF в проводнике Windows 10, 8 или Windows 7 (на MacOS такая функция, например, присутствует по умолчанию, как и встроенное ПО для чтения PDF).

Реализовать это в Windows можно различными способами, например, с помощью стороннего ПО PDF Preview, а можно и с помощью отдельных программ для чтения PDF файлов, представленных выше.

Делать это умеют:

  1. Adobe Acrobat Reader DC — для этого, программа должна быть установлена для просмотра PDF по умолчанию в Windows, а в меню «Редактирование» — «Установки» — «Основные» нужно включить опцию «Включить миниатюры предварительного просмотра PDF в проводнике». 
  2. Nitro PDF Reader — когда установлен в качестве программы по умолчанию для PDF файлов.

На этом завершаю: если же у вас есть собственные предложения по открытию PDF файлов или остались вопросы — ниже вы найдете форму для комментариев.

Foxit Reader

Программа отличается легковесностью и простым интерфейсом. Как следствие, Foxit Reader быстро запускается и менее требователен к ресурсам компьютера.

Особое внимание уделено безопасности, а именно, при первом запуске предлагается установить безопасный режим, в котором не открываются вложения в документе и не запускаются скрипты. Foxit Reader позволяет выделять текст, вставлять комментарии, графические объекты, мультимедиа файлы (видео и аудио), но редактировать текст можно только в платном пакете Foxit PDF Editor

Однако, со временем Foxit Reader тоже потяжелел, поэтому советую запускать его портативную версию.

Портативные версии отличаются тем, что они легче, а установка очень быстрая или не требуется вовсе. При первом запуске вылезет окошко с двумя кнопками, выбирайте «Not Now». Чтобы программа стала на русском языке, нужно пройти в меню «File -> Preferences -> Language -> выбрать Russian»

И перезапустить программу кнопкой «Restart Now».

Как открыть файл PDF в Word

К сожалению, в связи с особенностью формата, в Ворд открыть ПДФ никак не получится, но вот создать его в нем и редактировать — без проблем. Если вы попытаетесь, открыть такой документ в Word, то он обязательно попытается преобразовать его, что может занять довольно большое количество времени и качество исполнения явно будет не как в оригинале.

Многие картинки могут просто пропасть, а текст улететь чуть ли не на луну, редактировать такой документ будет практически невозможно. Да и с шрифтами скорее всего будет беда. Так, что это того не стоит.

В заключение

Есть множество способов открыть PDF, даже многие производители оборудования по умолчания встроили поддержку данного формата в свои устройства. Так, что проблем с печатью таких документов у вас точно не возникнет.

Так в чем же тут проблема?

Думаете в криворукости автора документа? Отнюдь, автор может и криворук, но дело совсем в другом. На самом деле, даже разные версии MS Word могут несколько по-разному смотреть на документы, не говоря уже о каких-то других программах для работы с электронной документацией. Так что же делать, чтобы другие люди могли увидеть Ваш документ именно в таком виде, в котором Вы его задумывали?

Здесь есть несколько способов:

  • Вы можете его распечатать, но это не самое удобное решение, особенно если люди находятся на другом конце синего шарика;
  • Вы можете его отправить по факсу, вот только этого факса на том конце может не быть;
  • Вы можете его сохранить в специальном формате. Тут-то и приходит на помощь PDF.

Вот о последнем, собственно, мы и поговорим.

Foxit Reader

Еще одна довольно популярная программа для работы с PDF документами. Свою популярность программа Foxit Reader завоевала благодаря своей простоте и низким требованиям к системным ресурсам. Foxit Reader можно без проблем использовать даже на самых слабых компьютерах. Долгое время эта программа распространялась без установщика, просто как EXE файл готовый к работе.

При этом программа Foxit Reader практически ничем не уступает Adobe Reader. Она обладает всеми необходимыми функциями для полноценной работы с PDF файлами. Когда меня спрашивают, чем открыть pdf файл я рекомендую именно эту программу.

Нужно отметить, что Foxit Reader это кроссплатформенное решение. Сейчас существуют версии данной программы под такие операционные системы как: Microsoft Windows, Windows Mobile, Linux, iOS, Android и Symbian.

Скриншот программы Foxit Reader:

Программы для открытия PDF

Для тех, кому постоянно приходится взаимодействовать с этим форматом, логичным вариантом будет установка соответствующих приложений для комфортной работы с ним.

Acrobat Reader DC

Приложение от Adobe Systems. Стандартный набор функций:

  • масштабирование и изменение ориентации страниц;
  • копирование текста и мультимедиа вставок;
  • просмотр структуры документа;
  • редактирование шрифтов и текста;
  • интернет поиск выделенного текста из программы, добавление пометок и интегрирования в браузер в виде расширения.

Однако ряд дополнительных функций закрыт для бесплатной лицензии.

Редактировать текст, работать с JavaScript’ом, изменять безопасность файла и прочие функции вы сможете только после покупки полной лицензии программы

Foxit Reader

Мощный инструмент для работы с PDF, конкурирующий с Acrobat Reader’ом. Схожий с Microsoft Word интерфейс с подзаголовками меню и ряд полезных опций:

  • добавление комментариев;
  • копирование конкретного участка страницы в виде рисунка;
  • установка подписи документа;
  • зачеркивание и подсвечивание текста;
  • добавление мультимедиа (рисунков, звуков) и опция чтения текста в слух (только для англоязычного текстового содержания).

При первом входе в утилиту представлена видеоинструкция по основным функциям приложения в виде ссылок на youtube.

Из недостатков – жесткая привязка к регистру при поиске по файлу (программа считает одну и ту же заглавную и прописную букву разными символами), невозможность копирования в буфер обмена текста с форматированием и редкие проблемы с корректным отображением по сравнению с Acrobat Reader.

Инструменты по редактированию текста, изменению безопасности и сжатию файлов также получаются только после оплаты лицензии.

STDU Viewer

Бесплатная для некоммерческого использования программа, работающая с многочисленными форматами: PDF, CBR, DjVu, TCR, WMF, TXT и другие. Имеет весь стандартный набор функций плюс несколько уникальных.

Приложение запоминает фрагмент, на котором вы остановились в последний раз, и предлагает продолжить чтение с него после повторного открытия файла.

В наличии STDU Viewer’а возможность сохранения отдельной страницы (или нескольких страниц) в виде изображения форматов JPEG, BMP, GIF.

Минусы приложения – захламленный интерфейс (куча маленьких кнопок, которые сбивают с толку на первых порах) и отсутствие углубленных возможностей и настроек. Однако последний минус смягчается тем, что программа изначально позиционирует себя как просмотрщик, а не как конкурент к Acrobat и Foxit reader’ам.

Sumatra PDF

Бесплатный и компактный просмотрщик формата PDF, и некоторых других (DjVu, ePub, FB2). Разработчики выделяют его простой и удобный интерфейс, наличие портативной версии (не требует установки и запускается непосредственно с USB-накопителей), поддержки 60-ти языков интерфейса и корректное масштабирование черно-белых изображений.

Проблемой может стать печать документов на старых принтерах. Sumatra отправляет на печать при помощи преобразования файла в растровое изображение, которое увеличивает исходный размер и замедляет печать на принтерах с маленьким объемом памяти.

Acrobat Reader DC и Foxit Reader подойдут профессиональным пользователям, которым неоднократно приходится работать с форматом PDF

А дополнительные платные услуги не станут проблемой для соответствующих фирм и компаний. STDU Viewer и Sumatra подойдут для личного некоммерческого применения. Выбрать, какая из перечисленных программ подходит конкретно вам, вы можете только попробовав каждую из них.

Foxit Reader

Еще одна популярная читалка PDF файлов — Foxit Reader. Это, своего рода, аналог Adobe Acrobat Reader с несколько отличающимся интерфейсом (кому-то он может показаться более удобным, поскольку в большей степени напоминает продукты Microsoft) и практически теми же функциями для работы с PDF файлами (и также предлагающий платный софт для создания и редактирования PDF файлов, в данном случае — Foxit PDF Phantom).

Все необходимые функции и возможности в программе присутствуют: начиная удобной навигацией, заканчивая выделениями текста, заполнением форм, созданием заметок и даже плагинами для Microsoft Word (для экспорта в PDF, что в общем-то уже присутствует в последних версиях Office).

Вердикт: если вам требуется мощный и бесплатный продукт, чтобы открыть PDF файл и выполнять базовые действия с ним, но Adobe Acrobat Reader DC не пришелся по душе, попробуйте Foxit Reader, возможно, он понравится больше.

Скачать Foxit PDF Reader на русском языке можно с официального сайта https://www.foxitsoftware.com/ru/products/pdf-reader/

Лучшие онлайн-сервисы

Если программа для открытия файлов pdf не установлена на вашем компьютере, а открыть файл нужно немедленно, можно воспользоваться бесплатными онлайн-сервисами.

Неоспоримый плюс таких сайтов – их можно использовать на любом устройстве, которое имеет доступ к глобальной сети.

Первый сайт, KAKVSE – один из самых простых и быстрых онлайн-инструментов для просмотра файлов в формате PDF, Doc или PostScript.

Посмотреть файл можно бесплатно, загрузив его на сайт со своего компьютера. Также пользователь может ввести активную ссылку на документ в соответствующую строку.

Откроем документ, загрузив его на сервис:

Рис. 1. Выбор файла на ПК

После нажатия на кнопку View подождите несколько секунд, прежде чем файл загрузится на сервис. Затем он откроется в новом окне сайта.

Рис. 2. Отображение документа на KAKVSE

Чтобы перемещаться по документу, используйте панель инструментов, которая расположена слева на странице. Для перехода также можно использовать комбинации горячих клавиш:

  • Alt+N – следующая страница;
  • Alt+P – предыдущая страница.

Для возврата на стартовую страницу, нажмите на клавишу Viewer Home.

Полезная информация:

Для работы с PDF документами обратите внимание на программу Nitro PDF. С её помощью можно редактировать PDF-файлы, оставлять заметки и изменять формат

Следующий хороший сайт для отображения документов PDF — Pdf Online Reader. Сервис отличается хорошо продуманной панелью инструментов и широким функционалом.

Чтобы открыть файл, на главной странице кликните Upload a PDF. Затем откроется окно файлового обозревателя вашего устройства.

Выберите нужный файл и дождитесь окончания его загрузки на сайт.

Рис. 3. Главная страница Pdf Online Reader

Навигация осуществляется с помощью стрелок «вверх-вниз», расположенных вверху на панели инструментов.

Также вы можете переходить на указанную страницу, изменять масштаб окна и ширину страницы.

Рис. 4. Отображение файла на сайте Pdf Online Reader

Помимо стандартных функций просмотра, пользователи могут вносить некоторые правки в документы:

  • добавление аннотаций;
  • выделение текста. Текст подсвечивается автоматически после того, как пользователь выделил интересующий фрагмент;
  • добавление внешних или внутренних гиперссылок.

Более подробно функциональность сервиса продемонстрирована в видеоролике.

Онлайн сервис поможет во всем

Если вам необходимо конвертировать Word, PPT, Jpg, Excel в PDF или наоборот, сжать слишком большой файл, объединить или разъединить несколько документов, повернуть, снять или поставить защиту, а также редактировать файл могу предложить вам онлайн сервис smallpdf.com.

Все это вы можете сделать абсолютно бесплатно. Ну а если захотите, потом сможете купить версию конвертера для своего компьютера

Обойдется она в 99 долларов, а заплатите вы всего один раз. Обращаю ваше внимание на то, что данный инструмент заключает в себе только возможности конвертера, но никак не редактора. По сути, функциями можно пользоваться бесплатно

Через сам ресурс, так что о приобретении советую задуматься несколько раз.

Вот в принципе и все, что вы должны были узнать о ПДФ

Я желаю вам приятного дня и напоминаю, что вы всегда можете подписаться на рассылку этого блога или группу Start-Luck Вконтакте, чтобы не пропустить ни одной важной статьи. Возможно, однажды, мне удастся перевернуть вашу жизнь и решить не только текущую проблему, но и открыть какие-то новые возможности, несущие прибыль

До новых встреч, ну а пока, если у вас остались силы и время, могу предложить вам статью о 10 лучших способах заработка в интернете.

Формат PDF в ОС Windows Phone

One Reader

Программа распространяется на бесплатной основе. Она открывает форматы XPS, PDF, CBZ и защищённые паролем PDF.

Пользователи могут мгновенно передавать открытые файлы по электронной почте, bluetooth или загружать их на облачное хранилище SkyDrive.

Рис. 14. Внешний вид программы One Reader

Foxit MobilePDF

Foxit MobilePDF – кроссплатформенная утилита, которая с недавних пор доступна пользователям Windows Phone.

Приложение обеспечивает качественное отображение файлов в альбомной ориентации страницы, поэтому Foxit очень удобно использовать на планшетах.

С помощью Foxit Mobile вы можете открывать, просматривать документы и создавать аннотации в файлах.

Рисунок 15. Просмотр документа в приложении Foxit MobilePDF на Windows Phone

Работа с PDF

Как бы не было «сложно» подобные документы можно комбинировать и редактировать. Давайте посмотрим на основные преимущества и недостатки самых популярных утилит для реализации этой задачи.

Adobe Acrobat

Я уже рассказывал про Adobe Acrobat, когда готовил статью Как быстро и правильно объединить несколько PDF в один файл. Эта программа позволяет создавать свои документы, объединять их, редактировать, ну и конечно же читать.

На странице этой утилиты официального сайта Adobe acrobat.adobe.com вы можете скачать бесплатную урезанную версию, подходящую только для чтения, или воспользоваться всеми функциями по максимуму в течение бесплатного тестового периода, который длится неделю.

Я без стеснения пишу о плохих сервисах и программах, а также выявляю некоторые недостатки довольно неплохого софта. Скажу вам откровенно, цены на этот редактор весьма внушительные – подписка на месяц обойдется в 1610 рублей, а если собираетесь пользоваться прогой не меньше года, то это составит уже 11592. Все это без учета НДС.

Возможности этой штуки практически безграничны, а аналогов в плане мощности на сегодняшний день нет. Можно воспользоваться онлайн-сервисом для редактирования, однако, об этом чуть позже.

Если вы решите, что Adobe Acrobat вам нужен кровь из носа и действительно будет полезен, так как вы часто редактируете свои документы, могу подсказать, где можно купить утилиту подешевле. Сейчас в магазине AllSoft действуют скидки на этот товар.

Foxit Reader

Благодаря Foxit Reader вы можете читать, создавать свои документы, добавлять аннотации к PDF-документам. К сожалению, на этом возможности программы заканчиваются. Самое главное преимущество заключается в том, что утилита распространяется бесплатно. Хотя, те же самые возможности есть у в Adobe Reader, который также можно получить на халяву. Так что, наверное, вам придется руководствоваться собственными предпочтениями относительно интерфейса и марок, выпускающих аналогичную продукцию.

Мобильные устройства

Не могу не затронуть вопрос как просматривать PDF с телефона. Adobe Acrobat Reader выпущен также для iOS, Android и Windows Phone. Распространяется бесплатно и даже поддерживает русский язык, так что никаких сложностей вызвать он не должен.

Если вы часто покупаете книги и просматриваете их со смартфона или планшета, а значит скорее всего предпочитаете одну из самых популярных читалок FBreader, о которой я уже неоднократно писал, к примеру, в статье «Как открыть DjVU на компьютере или телефоне», то подходящий плагин, который можно установить в дополнение к основной программе также имеется в магазине Google Play.

Повторю важную информацию. Весь софт распространяется бесплатно.

PDF конвертеры

Несколько слов о PFD формате

PDF или Portable Document Format это один из самих распространенных форматов электронных документов. Данный формат был разработан компанией Adobe Systems. Первая версия формата появилась еще в далеком 1993 году. После этого формат активно развивался. Практически каждый год в нем появлялась поддержка новых функций. Так, за время разработки в Portable Document Format были добавлены такие возможности как: защита с помощью пароля, поддержка уникода, интерактивные элементы, ссылки, цифровые подписи, прозрачность, текстовые слои, формы, шифрование и многое другое.

Основным предназначением PDF является публикация полиграфической продукции в электронном виде. Большая часть профессиональной печатной техники поддерживает формат, и может выполнять печать таких документов без дополнительной обработки или преобразования.

В начале своего пути формат PDF не пользовался большой популярностью. И на это были объективные причины:

  • Необходимое программное обеспечение для работы с форматом было платным;
  • В формате не было поддержки внешних ссылок, что не позволяло полноценно использовать его во Всемирной паутине;
  • Файлы в формате PDF весили значительно больше, чем обычные текстовые документы. Это также создавало препятствия для использования его в Интернете;
  • Обработка документов в данном формате требовала значительных системных ресурсов, что приводило к медленному отображению документа на слабых компьютерах:
  • Кроме этого существовали другие форматы, которые создавали конкуренцию.

Сейчас, ни одна из этих проблем больше не является актуальной для формата PDF. Компания Adobe выпустила бесплатную версию программы для просмотра PDF файлов, также появились программы от других производителей.

За больше чем 10 лет существования формат прошел долгий путь развития и на данный момент представляет собой очень мощный и гибкий инструмент для создания документов.

Открываем PDF файлы с использованием онлайн-сервиса PDFio

Данный онлайн-сервис является универсальным и предлагает удобную возможность воспользоваться им для работы с любыми PDF форматами. С его помощью можно преобразовывать файлы, составленные в PowerPoint, Excel или Word. Работает он следующим образом:

  1. Откройте сайт PDFio и нажмите на вкладку «Разблокировка PDF».
  2. Потом кликните на «Выбрать PDF файл».
  3. После чего укажите к нему путь.
  4. Подождите пока документ загрузится на сайт и поставьте отметку на пункте «Изменение права файла и снятие с него защиты».
  5. А теперь кликните на «Разблокировать PDF».

Если преобразование прошло успешно, то сразу же должно показаться окошко с уведомлением, где сказано о разблокировке PDF файла. Там же вы увидите кнопку, которая своим видом напоминает зрачок. После нажатия должен будет открыться уже готовый документ, который можно будет сохранить в удобном для вас месте.

Как открыть файл PDF в Word

Многих пользователей интересует, почему нельзя открыть файл в Word без преобразований. Стоит заметить, что изначально приложение Word предназначалось для работы с определёным количеством форматов документов, таких как:

  1. Документы Word (*.docx)
  2. Документы Word с поддержкой макросов (*.docm)
  3. XML-файлы (*.xml)
  4. Документы Word 97-2003 (*.doc)
  5. Все веб-страницы (*.htm;*.html;*.mht;*.mhtml)
  6. Все шаблоны Word (*.dotx;*.dotm;*.dot)
  7. Шаблоны Word (*.dotx)
  8. Шаблоны Word с поддержкой макросов (*.dotm)
  9. Шаблоны Word 97-2003 (*.dot)
  10. Текст в формате RTF (*.rtf)
  11. Текстовые файлы (*.txt)
  12. Текст OpenDocument (*.odt)
  13. Восстановление текста из любого файла (*.*)
  14. WordPerfect 5.x (*.doc)
  15. WordPerfect 6.x (*.wpd;*.doc)
  16. Документ Works 6 — 9 (*.wps)

Тем не менее, с помощью Word можно работать и редактировать файлы в формате PDF. Единственно учтите, что открыть PDF файл в Word без преобразований не получится, ввиду особенностей формата.

Нажмите правой кнопкой мыши по файлу в формате PDF, направьте курсор мыши на пункт «Открыть с помощью» и выберите Word.

После этого запустится приложение Word, появится окно, которое будет гласить о том, что для открытия PDF файла необходимо выполнить преобразование. Нажмите на кнопку «OK».

Дождитесь завершения процесса преобразования и открытия PDF файла. Учтите, что если файл содержит много изображений, то в процессе преобразования они могли исчезнуть, вследствие этого возможно некорректное отображение содержимого PDF файла.

Открытие PDF на iOS (для iPhone/iPad)

iBooks

На устройствах под управлением iOS электронные документы, в том числе и файлы ПДФ, можно открывать с помощью стандартной программы iBooks.

Books также позволяет открывать вложения файлов в электронной почте и проводнике.

OfficeSuite 6 iOS

Если вы предпочитаете использовать стороннее ПО для просмотра книг и документов, советуем выбрать OfficeSuite 6.

Эта программа максимально приближена по своему функционалу к полноценному просмотрщику и редактору документов и является неким аналогом MS Office на компьютере.

В программе вы сможете просмотреть pdf или создать документы в формате docx, xls, ppts. Созданные ранее офисные документы docx можно пересохранять в формат pdf.

Рис. 13. Приложение OfficeSuite 6 на iOS

Как открыть файл PDF на компьютере через программу Adobe Acrobat Reader

Данным способом можно воспользоваться при ситуации, когда вы активно работаете с документами в формате PDF. Опять же, если первый способ позволяет работать с PDF файлами только при наличии интернета, то этот способ можно использовать без интернета.

После этого произойдет переадресация на загрузку программы Adobe Acrobat Reader. Обязательно снимите галочки в опции «Дополнительные предложения», а затем кликните на кнопку «Установить сейчас».

Затем начнется инициализация программы Adobe Acrobar Reader, а в завершении будет предложено сохранить файл под названием «readerdc_ru_xa_cra_install».

После окончания загрузки файла откройте его, чтобы начать загрузку и установку программы Adobe Acrobar Reader.

В конце завершения установки программы, нажмите на кнопку «Готово».

Теперь вы можете попробовать открыть любой документ или файл с форматом PDF.

Как открыть файл ПДФ в Ворде для редактирования

Некоторые пользователи спрашивают, почему для открытия файлов в PDF формате необходимы преобразования? Хотелось бы на это ответить, что вообще-то с самого начала текстовой редактор Word был предназначен только для некоторых форматов файлов, например:

  • различные документы, имеющие поддержку макросов (*.docm);
  • обычные тексты Ворд (*.docx);
  • документы Ворд 1997—2003 (*.doc);
  • формат XML-файлов (*.xml).

Однако Ворд позволяет также обработку и даже полное редактирование большинства файлов PDF. Правда, лишь с одним небольшим ограничением, работа с каждым PDF форматом здесь возможна только после специально проведенных преобразований.

Как открыть PDF файл c помощью Word

Для этого не потребуется каких-либо сложных манипуляций, вполне достаточным будет лишь выполнить ряд следующих действий:

  1. Точно также, как и при работе с браузером наведите курсор мышки на файл ПДФ и кликните по нему ее правой кнопкой.
  2. Затем поставьте курсор на функцию «Открыть с помощью» и выберите из листа доступных программ текстовой редактор Ворд.
  3. После чего откроется приложение с небольшим окном, где будет написано предупреждение, что файл PDF станет доступным только после преобразования.
  4. Кликните на «OK» и дождитесь открытия данного файла.

Поэтому такие нюансы необходимо учитывать, и перед работой хорошенько изучить всю имеющуюся информацию о том, как открыть любой PDF файла вашем компьютере.

Сканированный образ документа. Что это такое?

Теперь необходимо определиться с тем, что такое отсканированный образ документов. В подавляющем большинстве случаев это растровое изображение. Предполагается, что текста поверх него нет, то есть в документе хранится исключительно отсканированный растр — изображение, текст на котором непонятен компьютеру, а понятен только человеку. В исключительных случаях поверх растрового изображения может быть расположен текстовый слой, частично или целиком наполненный. Причём делается это либо вручную человеком, либо с помощью системы распознавания текста. Можно предположить, что документ содержит метаданные, так или иначе связанные с видом документа и его содержимым (например, если это счёт-фактура, метаданные могут содержать информацию о поставщике, дате выставления, сумме и т.д.).

Очевидно, что отсканированный образ документа допускает, но не подразумевает долгосрочного хранения

Но всё-таки в большинстве случаев образ должен храниться не меньше бумажного оригинала, а зачастую значительно дольше, поскольку значимость и важность его в контексте организации-владельца всегда есть. Кроме того, образ снят с бумажного документа, а это значит, что его изменение не подразумевается, хотя и возможно

На основании перечисленных особенностей, которыми обладает отсканированный образ документа, можно смело заявлять, что одинаково пригодны оба формата. Хотя PDF/A допускает и метаданные, и текстовый слой поверх изображения, и даже подписание документа с целью защитить его от модификации.

Портативные редакторы PDF

PDF файлы популярны благодаря своей кроссплатформенности и качеству отображения элементов. Как правило, большинство бесплатных программ не позволяют редактировать такие файлы.

Это привилегия платного ПО (Adobe Acrobat PRO, PDF Editor PRO и других).

Однако, все же существует несколько бесплатных программ для редактирования PDF. Как правило, они портативные – не требуют установки.

Из-за этого функциональность значительно урезана, но вносить основные правки пользователи могут без проблем.

Foxit

Одно из таких портативных приложений – Foxit PDF Editor Portable.

Разработчики предлагают целый набор решений для работы с ПДФ, в том числе мобильные приложения, вспомогательные аддоны к основным файлам программы, портативные версии и многое другое.

Программа позволяет редактировать основные элементы (текст, таблицы, удалять картинки, менять шрифты).

Рисунок 16. Портативная версия программы Foxit

Как работать с PDF

В MS Word 2010, 13, 16 выбираете «Сохранить как» и указываете тип файла: «PDF». Можно также снять галочку «Открыть файл после публикации», чтобы не открывать каждый раз созданную вами PDF-ку.

Устанавливаете его, после чего запускаете Word, нажимаете на большую кнопку сверху-слева: «Сохранить как» -> «PDF или XPS» и сохраняете как PDF.

Далее запускаете установщик, ждете, пока принтер установится, после этого открываете нужную вам программу, выбираете опцию «Печать», выбираете виртуальный принтер и снова жмете на кнопку «Печать».

Теперь выбираете интересующие вас настройки (я рекомендую отметить галочку «Embed fonts» для встраивания шрифта в ваш PDF) и жмете на кнопку «OK».

Есть еще и платные аналоги, но вы не подумайте, что они делают ровно тоже, но за деньги, нет. Они отличаются тем, что могут вставлять ссылки в PDF файлы, создавать закладки, оглавления, использовать водные знаки, зашифровывать PDF документ и еще много чего, что вам вряд ли в жизни пригодится 🙂

Кстати говоря, Libre Office и Open Office позволяют удобно и просто, без всяких плагинов, создавать PDF-фы на лету.

Сохранение в PDF/A. Когда нужен этот формат?

PDF/A — это подмножество формата PDF, содержащее ограниченный набор возможностей представления данных. Данный формат является стандартом ISO и предназначен для долгосрочного хранения электронных документов.

Обеспечение длительного срока хранения достигается посредством внедрения в содержимое электронного документа в формате PDF/A всей информации, необходимой для его отображения. К ней, в частности, относятся шрифты — те из них, которые использованы в документе, включены в него. К слову, это влияет на его размер: документ в формате PDF/A не меньше, а вероятно даже больше по размеру, чем документ с аналогичным содержимым, сохранённый в формате PDF.

Считается, что документ, хранимый в формате PDF/A, из-за полного отсутствия связи с такими изменчивыми вещами как гиперссылки и мультимедийный контент, можно будет открыть в любой операционной системе через какое угодно время с помощью приложения, поддерживающего соответствующий формат. Поскольку PDF/A обеспечен статусом международного стандарта, его поддержка со стороны разработчиков ПО в долгосрочной перспективе оправдана, а использование целесообразно по сравнению с другими доступными форматами хранения, которые могут измениться в любой момент времени.

При этом целостность и неизменность неподписанного документа в формате PDF/A не может быть гарантирована и не заявляется как особенность формата. Другими словами, несмотря на то, что данный формат позиционируется как обеспечивающий долгосрочное хранение, изменение содержимого документа возможно и не является отклонением от нормы, если оно не зашифровано. Однако есть ещё один нюанс: для каждого конкретного документа, формат которого заявлен как PDF/A, невозможно заведомо утверждать, что это действительно так. Необходима верификация на соответствие требованиям формата для каждого конкретного документа. И если на этапе размещения в архиве или после очередного изменения она не будет проведена, можно считать миссию обеспечения долгосрочного хранения потенциально проваленной (с некоторыми оговорками, но всё же).

Исходя из описанных выше различий между форматами PDF и его потомком PDF/A, вполне можно предположить, что первый больше пригоден для оперативного обмена и краткосрочного хранения электронных документов, тогда как PDF/A, несмотря на потенциально большой размер единичного документа (в него внедрены все использованные шрифты, а это для краткосрочного использования избыточный и ощутимый балласт), имея статус международного стандарта, гарантирует, что даже через продолжительное время, вне зависимости от окружения и операционной системы, любой пользователь сможет открыть документ в данном формате, располагая приложением-просмотрщиком. Этот факт укладывается в концепцию архива электронных документов и должен учитываться при сохранении каждого документа в нём.

Хранение документов в формате PDF/A, подписанных электронной подписью, возможно и на длительный срок – от 5 лет. Чтобы обеспечить их целостность и юридическую значимость, достаточно воспользоваться системами долговременного хранения.

Оцените статью
Рейтинг автора
5
Материал подготовил
Андрей Измаилов
Наш эксперт
Написано статей
116
Добавить комментарий