Создание формв базе данных access 2007

Объединяя все вместе

Даже если у вас есть хорошее представление о том, как можно использовать каждый объект, изначально может быть трудно понять, как все они работают вместе. Это помогает помнить, что все они работают с одними и теми же данными. Каждая часть данных, использующая запрос, форму или отчет, хранится в одной из таблиц базы данных.

Формы позволяют вам одновременно добавлять данные в таблицы и просматривать данные, которые уже существуют. В отчетах представлены данные из таблиц, а также из запросов, которые затем выполняют поиск и анализ данных в этих же таблицах. Эти отношения звучат сложнее, но на самом деле они работают вместе так хорошо и так естественно, что мы часто даже не замечаем, когда мы используем связанные объекты базы данных. Вы когда-нибудь использовали электронный карточный каталог для поиска книги в библиотеке? Скорее всего, вы ввели свой поиск во что-то похожее на это:

Когда вы выполнили поиск, вы вводили условия поиска в форму, которая затем создала и запускала запрос на основе вашего запроса. Когда запрос завершил поиск таблиц базы данных для записей, соответствующих вашему поиску, вам был показан отчет, в котором была получена информация из запроса и связанных таблиц — в данном случае — список книг, соответствующих вашим условиям поиска. Вы можете представить соединения между объектами, как это:

Скажем, вместо использования этих инструментов вам пришлось искать в гигантской таблице, содержащей каждую книгу в библиотечной системе. Соответствующие записи, вероятно, будут распространены во многих таблицах: таблица для названий книг и описаний, таблица, содержащая информацию о том, какие книги проверяются или выходят, и таблицу с каждой ветвью библиотеки, чтобы назвать несколько.

Вам нужно будет искать, по крайней мере, три стола, чтобы найти книгу, узнать ее местоположение и посмотреть, проверено ли это! Легко представить, как трудно было найти правильную книгу. Если вы не были осторожны, вы могли бы даже что-то дополнить, случайно удалив или отредактировав запись. Легко понять, как объекты базы данных делают этот поиск более управляемым.

В статье «Что такое база данных?» мы обсудили концепцию реляционной базы данных, которая представляет собой базу данных, способную понять, как разные наборы данных относятся друг к другу. Ситуации, подобные приведенному выше примеру, являются именно тем, почему люди находят реляционные базы данных настолько полезными. Без реляционной базы данных, что должно быть простой задачей — поиск книги и наблюдение, если она проверена и где — становится невероятно сложной и трудоемкой. Знание того, как использовать четыре объекта Access, может сделать даже сложные задачи довольно удобными для пользователя.

Новые статьи

• Проектирование собственной базы данных в Access — 21/08/2018 15:16
• Форматирование форм в Access — 21/08/2018 15:11
• Создание форм в Access — 21/08/2018 15:05
• Изменение таблиц в Access — 21/08/2018 14:58
• Дополнительные параметры отчета в Access — 21/08/2018 14:48
• Создание отчетов в Access — 21/08/2018 14:42
• Дополнительные параметры дизайна запроса в Access — 21/08/2018 14:36
• Проектирование запроса в Access — 21/08/2018 04:49
• Сортировка и фильтрация записей в Access — 21/08/2018 04:37
• Работа с формами в Access — 21/08/2018 04:25
• MS Access — Работа с таблицами, создание, удаление, настройка внешнего вида — 20/04/2018 17:18
• MS Access — Управление базами данных и объектами — 30/03/2018 16:18
• Начало работы в Access. Знакомство с Access 2010 — 10/02/2018 18:24

2.4. Системы управления базами данных и экспертные системы

2.4.7. Создание главной кнопочной формы БД Access

Главная кнопочная форма создается с целью навигации по базе данных. Эта форма может использоваться в качестве главного меню БД.
Элементами главной кнопочной формы являются объекты форм и отчётов.

Запросы и таблицы не являются элементами главной кнопочной формы.
Поэтому для создания кнопок Запросы или Таблицы на кнопочной форме можно использовать макросы.
Сначала в окне базы данных создают макросы «Открыть Запрос» или «Открыть Таблицу» с уникальными именами, а затем
в кнопочной форме создают кнопки для вызова этих макросов.

Для одной базы данных можно создать несколько кнопочных форм. Кнопки следует группировать на страницах кнопочной формы таким образом,
чтобы пользователю было понятно, в каких кнопочных формах можно выполнять определенные команды (запросы, отчеты, ввода и редактирования данных).
Необходимо отметить, что на подчиненных кнопочных формах должны быть помещены кнопки возврата в главную кнопочную форму.

Технология создания кнопочных форм следующая:

• создать страницу главной кнопочной формы (ГКФ);
• создать необходимое количество страниц подчиненных кнопочных форм (например, формы для ввода данных, для отчетов, для запросов и т.д.);
• создать элементы главной кнопочной формы;
• создать элементы для кнопочных форм отчетов и форм ввода или изменения данных;
• создать макросы для запросов или для таблиц с уникальными именами;
• создать элементы для кнопочных форм запросов или таблиц.

Структура кнопочных форм может быть представлена в следующем виде.

Рис. 1.

Для создания главной кнопочной формы и ее элементов необходимо открыть базу данных, (например, «Успеваемость_ студентов») и выполнить
команду Сервис / Служебные программы / Диспетчер кнопочных форм. Если кнопочная форма ранее не создавалась, то откроется окно диалога «Диспетчер кнопочных форм».

Рис. 2.

В окне диалога надо нажать кнопку «Да», тем самым подтвердить создание кнопочной формы. В результате будет создана страница Главной кнопочной формы.

Рис. 3.

Далее можно создать еще три страницы кнопочной формы: Формы ввода данных, Отчеты и Запросы. Для этого следует щелкнуть на кнопке «Создать» и
в появившемся окне ввести имя новой страницы «Формы ввода  данных» и щелкнуть на кнопке «ОК».

Рис. 4.

Будет создана страница кнопочной формы «Формы ввода данных». Аналогичным образом надо создать еще две страницы, в итоге получим четыре страницы кнопочных форм, которые отображаются в окне «Диспетчер кнопочных форм».

Рис. 5.

После этого создаем элементы ГКФ, для этого в «Окне диспетчер кнопочных форм» выделяем страницу «Главная кнопочная форма» и щелкаем «Изменить»,
откроется новое окно «Изменение страниц кнопочной формы».

Рис. 6.

В этом окне щелкаем на кнопке «Создать», откроется новое окно «Изменение элемента кнопочной формы».

Рис. 7.

В окне выполняем следующее:

• вводим текст: Формы для ввода данных;
• выбираем из раскрывающегося списка команду: Перейти к кнопочной форме;
• выбираем из списка кнопочную форму: Ввод данных в формы, щелкаем на кнопке «ОК».

В окне «Изменение страницы кнопочной формы» отобразится элемент кнопочной формы «Формы для ввода данных».

Рис. 8.

Аналогичным методом надо создать элементы: «Запросы» и «Отчеты», а затем  элемент (кнопку) «Выход из БД».

Рис. 9.

В результате в окне «Изменение страницы кнопочной формы» будут отображаться все элементы главной кнопочной формы.

Рис. 10.

Кнопочная форма появится в списке в области окна базы данных на вкладке Формы на панели Объекты, а на вкладе Таблицы в списках появится таблица Switchboard Items.
Дважды щелкнув на надписи «Кнопочная форма», откроется Главная кнопочная форма.

Рис. 11.

Для того чтобы эта форма отображалась при запуске базы данных, необходимо выполнить команду Сервис/Программы запуска, и в открывшемся окне выбрать «Кнопочная форма» из
раскрывающегося списка,  кроме того, надо снять флажки Окно базы данных и Строка состояния. Можно также ввести заголовок и  значок приложения.

Рис. 12.

Но на этом создание кнопочных форм еще не законченно, так как  на подчиненных кнопочных формах (Формы ввода данных, Отчеты, Запросы) нет элементов.  Каким образом
поместить элементы на подчиненные формы рассмотрим в следующем разделе.

Далее >>>Тема: 2.4.8. Создание подчиненных кнопочных форм: отчеты и формы

Создание разделенной формы в Access

В этом уроке поговорим на тему «Создание разделенной формы в Access». Разделенная форма позволяет синхронно отображать данные одного источника в двух представлениях — в режиме формы и в режиме таблицы. В любой части разделенной формы можно производить изменение данных — добавление, обновление или удаление, которые тут же будут отображаться в другом представлении. При выделении поля в одной части формы выделяется то же поле в другой части.
Создайте однотабличную разделенную форму для работы с данными таблицы ТОВАР. Выберите таблицу ТОВАР в области навигации и выполните команду Разделенная форма (Split Form) на вкладке ленты Создание (Create) в группе Формы (Forms). Эта команда обеспечит автоматическое создание формы на основе только одной выбранной таблицы. Создание разделенной формы в Access отобразится в режиме макета.
Работа с разделенной формой дает преимущества обоих типов представления данных. Например, можно воспользоваться табличной частью формы, чтобы быстро найти запись о конкретном товаре, а затем просмотреть или изменить ее в другой части формы.
Создайте однотабличную разделенную форму для работы с данными таблицы ТОВАР. Выберите таблицу ТОВАР в области навигации и выполните команду Разделенная форма (Split Form) на вкладке ленты Создание (Create) в группе Формы (Forms). Эта команда обеспечит автоматическое создание формы на основе только одной выбранной таблицы. Созданная форма отобразится в режиме макета.
Работа с разделенной формой дает преимущества обоих типов представления данных. Например, можно воспользоваться табличной частью формы, чтобы быстро найти запись о конкретном товаре, а затем просмотреть или изменить ее в другой части формы.
Если в вашей базе данных существуют формы, основанные на одной таблице или запросе, совсем не обязательно создавать разделенную форму с тем же источником данных заново, достаточно изменить свойство этой формы Режим по умолчанию (Default View). В нашей базе данных ранее была создана форма ТОВАР для просмотра и изменения сведений о товарах. Откройте форму в режиме конструктора. Для этого выберите ее в области навигации, и в контекстном меню выполните команду Конструктор (Design View). На вкладке ленты Конструктор (Design) в группе Сервис (Tools) выполните команду Свойства страницы (Property Sheet). Измените на вкладке Макет (Format) значение свойства формы Режим по умолчанию (Default View) с Простая форма (Single Form) на Разделенная форма (Split Form).
Форма ТОВАР примет вид, представленный на рис. 5.13.
Расположение таблицы в верхней или нижней части окна разделенной формы определяется в свойстве формы Ориентация разделенной формы (Split Form Orientation). Свойство может принимать значения Таблица сверху (Datasheet on Top), Таблица снизу (Datasheet on Bottom), Таблица слева (Datasheet on Left) и Таблица справа (Datasheet on Right). Изменить значение этого свойства можно только в режиме конструктора.
Для закрепления темы «Создание разделенной формы в Access» смотрим видеоурок:

Задание. Создайте многотабличные формы

1. “Покупатель-Товар”, описанную выше.
2. “Товар – Покупатель” – отличие от предыдущего в том. Что приведены все поля таблиц ТОВАР и ПОКУПАТЕЛЬ.
3. «Категории товаров», в главной форме – название категорий товаров, в подчиненной – названия товаров этой категории.

Полный список лабораторных заданий по Access

К многотабличным формам относят формы, построенные на основе запроса, объединяющего несколько таблиц, а также формы с внедренными в них другими формами. Создание многотабличных форм на основе запроса рассматривалось ранее (см. также разд. «Создание форм для ввода данных»гл. 5).

В данном разделе мы остановимся на создании сложных форм, включающих подчиненные формы.

Подчиненной формой называется форма, которая встраивается в другую форму. При этом форма, которая включает подчиненную форму, называется основной (или главной) формой.

Обычно такие формы применяются для отображения данных из связанных таблиц, например категории товаров и товары, организации и контактные лица в этих организациях и т. д. Однако это бывает не всегда. Иногда главная форма содержит свободные элементы управления и различные кнопки, которые влияют на представление данных в подчиненной форме. Типичным примером такой формы является форма для отбора записей в таблице. Основная форма содержит поля, в которых задаются критерии отбора и кнопки Фильтр или Поиск и Отмена фильтра или Показать все (рис. 9.29).

Рис. 9.29. Пример формы, содержащей подчиненную форму

Применение встроенных подчиненных форм обеспечивает более компактное представление на экране данных из нескольких таблиц, чем использование разных форм для каждой таблицы.

Создавать такие формы можно разными способами. Рассмотрим сначала способы создания главной и подчиненной форм для двух связанных таблиц.

Сегодня поговорим на тему «Однотабличные формы в Access». Формы являются основой разработки диалоговых приложений пользователя для работы с базой данных. Формы, адекватные формам первичных документов, позволяют выполнять загрузку справочных, плановых и оперативно-учетных данных, в любой момент просматривать и редактировать содержимое ранее введенных в базу данных документов, оформлять новые документы. Формы обеспечивают удобную работу с данными одной или нескольких взаимосвязанных таблиц, которые выводятся на экран с использованием ее макета, разработанного пользователем. Работая с формой, пользователь может добавлять, удалять и изменять записи таблиц, получать расчетные данные. В процессе работы может осуществляться контроль вводимых данных, могут проверяться ограничения на доступ к данным, выводиться необходимые дополнительные сведения. Форма состоит из элементов управления, которые отображают поля таблиц, и графические элементы, не связанные с полями таблиц. Графические элементы управления предназначены, прежде всего, для разработки макета формы: полей таблиц и запросов, надписей, внедряемых объектов (рисунков, диаграмм), вычисляемых полей, кнопок, выполняющих печать, открывающих другие объекты или задачи.

Создание форм подчинения

Создадим подчиненные формы на основе двух связанных таблиц (Authors и Books). Воспользуемся для этого мастером форм. Первым делом откроем сам мастер, команда выполнения которого располагается в СУБД Access (создание форм). В Access 2007, например, ее можно найти в выпадающем списке пункта «Другие формы».

Открывшееся окно мастера предложит выбрать таблицу, для которой надо создать формы, а также поля (выбор двойным щелчком), которые пользователь хотел бы видеть. После первой таблицы в том же окне понадобится выбрать другую, которая имеет связь с первой. Мастер самостоятельно обнаружит отношения, а если не сможет это сделать, тогда подчиненные формы он создать просто не в состоянии. В нашем случае подчиненной станет форма, созданная на базе таблицы Books.

На следующем шаге мастер предложит выбрать вид представления данных. Нам надо выбрать «Подчиненные формы», а затем вновь нажать кнопочку «Далее».

Следующий шаг предоставит нам возможность выбрать внешний вид создаваемых форм: ленточный или табличный макет. Нужно сказать, что ленточный богаче по стилям оформления.

На последнем шаге нам понадобится настроить заголовки форм, после чего нажмем «Готово» — сохранятся подчиненные access формы. Создание форм закончено.

Созданную конструкцию можно переключить в режим конструктора или макета. Это нужно будет для того, чтобы отформатировать получившиеся поля или добавить другие элементы управления.

Предоставление большинства пожеланий: Мастер форм

Если вы хотите контролировать выбор полей и стиль оформления формы, используйте мастер форм.

Как и во всех мастерах доступа, Мастер форм проводит вас через процесс создания. Чтобы использовать Мастера форм, выполните следующие действия:

1. Откройте файл базы данных.

2. Нажмите вкладку Создать на ленте.

   На ленте появляются несколько групп кнопок, включая группу «Формы».

3. Нажмите кнопку «Мастер форм».

   Мастер форм работает.

   Выберите источник данных и поля, которые вы хотите видеть в форме.

4. В раскрывающемся меню «Таблицы / Запросы» выберите источник полей формы:

   • Нажмите стрелку вниз, чтобы отобразить таблицы и запросы базы данных.

   • Выберите таблицу или запрос, который содержит поля, которые вы хотите просмотреть с помощью этой формы.

   Мастер форм перечисляет доступные поля.

5. Выберите нужные поля.

   • Чтобы выбрать отдельные поля , дважды щелкните каждое поле, которое вы хотите в списке доступных полей.

   • Если вы хотите добавить все поля из таблицы или запроса в форму, нажмите кнопку >> в середине экрана.

   Не стесняйтесь выбирать поля из разных таблиц при условии, что таблицы правильно связаны. Мастер не позволит вам выбирать поля из несвязанных таблиц.

   Чтобы удалить случайно выбранное поле, дважды щелкните его имя в списке «Выбранные поля». Поле возвращается к области доступных полей диалогового окна.

6. После того, как вы выбрали все поля, которые хотите включить в форму, нажмите «Далее».

   Если вы выбрали поля из более чем одной таблицы, Мастер форм найдет время, чтобы узнать, как вы хотите упорядочить данные в своей форме. Если вы решите организовать свои данные по родительской таблице, вам будет предложено показать данные дочерней таблицы как

   • Subform: Показывает данные из обеих таблиц в одной форме.

   • Связанная форма: Создает кнопку, которая при щелчке приведет вас к новой форме, которая отображает данные дочерней таблицы.

7. Когда мастер спрашивает о макете формы, выберите один из следующих макетов, а затем нажмите «Далее»:

   • Столбец: Записи отображаются по одному.

   • Табличная: Несколько записей отображаются одновременно с привлекательным стилем, применяемым к форме.

   • Datasheet: Несколько записей отображаются одновременно в довольно непривлекательном виде в виде таблиц.

   • Обоснованно: Упорядочивает поля в форме в аккуратном блоке строк с ярко выраженными левыми и правыми полями.

8. Введите описательное название в разделе «Что вы хотите для своей формы? в верхней части экрана мастера форм.

   Есть веские причины, чтобы дать вашей форме описательный заголовок, а не имя по умолчанию (которое является именем источника данных):

   • Таблицы и формы, которые имеют одно и то же имя, могут запутаться.

   • Используемое вами имя используется для сохранения формы.В именах форм допускаются буквы и числа. Это отличная возможность понять использование формы через свое имя.

9. Нажмите «Готово», чтобы открыть форму в виде формы.

   Ваша новая форма появится на экране.

   Смотри хорошо. Форма, созданная Мастером форм.

   Мастер форм автоматически сохраняет форму как часть процесса создания. Вам не нужно вручную сохранять и называть его. Все сохраненные формы отображаются в разделе «Формы» на панели «Навигация».

Access является мощным приложением Windows, системой управления базами данных (СУБД ). Его предназначение — представление информации в удобном пользователю виде, автоматизация операций, которые часто повторяются. Также программа помогает в поиске и хранении данных. Все это выполняют Access-формы. Создание форм — несложная задача, призванная максимально помочь пользователю.

В форме Access, как на витрине магазина, удобно просматривать и открывать нужные элементы. Так как форма — это объект, с помощью которого пользователи могут добавлять, редактировать и отображать данные, хранящиеся в Access, ее внешний вид играет важную роль.

Если база данных классического приложения Access используется несколькими пользователями, хорошо продуманные формы — залог точности данных и эффективности работы с ними.

Режим конструктора

Созданную кнопочную форму можно усложнить, отформатировав ее содержимое в режиме конструктора. С его помощью на ее поверхность можно добавить много других полезных элементов управления.

Также главную кнопочную форму есть возможность связать с другими аналогичными формами. Это полезная функция для диспетчеризации переходов между формами в очень большой базе данных, где есть место для множества разделов и категорий.

Access 2002 предлагает несколько способов создания форм. Самым простым из них является использование средств автоматического создания форм на основе таблицы или запроса. Автоматически создаваемые формы (автоформы) бывают нескольких видов, каждый из которых отличается способом отображения данных.

• Автоформа, организованная «в столбец» (Columnar). В такой форме поля каждой записи отображаются в виде набора элементов управления, расположенных в один или несколько столбцов. Это компактное и, пожалуй, самое удачное представление для быстрого создания формы.
• Табличная (Datasheet). Форма будет выглядеть так же, как обычная таблица Access.
• Ленточная (Tabular). В такой форме поля каждой записи располагаются в отдельной строке. Это очень удобно для работы с большими массивами данных, поскольку данные располагаются в таком же порядке, как в простой таблице. Преимуществом именно этого представления формы по сравнению с табличным является то, что каждое поле представлено в виде отдельного элемента управления, которое можно оформить в любом стиле по вашему вкусу и для которого можно определить функции обработки событий, т. е. «оживить» поле с помощью программирования.
• Автоформа в виде сводной таблицы (PivotTable) или сводной диаграммы (PivotChart) — два новых варианта, появившихся в Access 2002. Об этих представлениях речь пойдет во второй части книги.

Автоматически созданная форма включает все поля выбранного источника данных. Чтобы создать форму с помощью средства автоматического создания форм:

1. Щелкните по ярлыку Формы (Forms) в окне База данных (Database) и нажмите кнопку Создать (New). Появится диалоговое окно Новая форма (New Form), представленное на рис 5.1.

   Рис. 5.1. Диалоговое окно Новая форма

2. В списке диалогового окна Новая форма выделите один из вариантов автоформы, например: Автоформа: в столбец (AutoForm: Columnar).
3. В поле со списком, находящимся в нижней части диалогового окна Новая форма, содержатся имена всех таблиц и запросов базы данных, которые могут быть использованы в качестве источника данных для формы. Щелкните левой кнопкой мыши по кнопке со стрелкой, чтобы раскрыть список, и выберите в нем нужный элемент.
4. Нажмите кнопку ОК.

В результате будет автоматически создана и открыта форма выбранного вида. Чтобы созданную форму можно было использовать в дальнейшем, ее необходимо сохранить. Для сохранения формы выберите команду Файл, Сохранить (File, Save) или нажмите на кнопку Сохранить (Save) на панели инструментов Режим формы (Form View). В поле Имя формы (Form Name) появившегося диалогового окна Сохранение (Save As) введите нужное название и нажмите кнопку ОК.

Cовет

Для любой формы можно изменить ее представление, определяющее режим отображения данных. В окне свойств формы можно выбрать один из пяти вариантов: Одиночная форма (Single Form), Ленточные формы (Continuous Form), Режим таблицы (Datasheet), Сводная таблица (PivotTable) и Сводная диаграмма (PivotChart). Чтобы изменить режим отображения данных, откройте форму в режиме Конструктора, затем откройте окно свойств формы (как это сделать, описано в разд. «Выделение формы и элементов управления и отображение окна свойств» данной главы) и выберите соответствующий элемент в раскрывающемся списке Режим по умолчанию (Default View).

Вычисления в форме

Вычисления в каждой записи формы

Чтобы произвести вычисления на основе данных в каждой записи, в форме необходимо создать вычисляемый элемент управления, в который записывается выражение. Для создания вычисляемого элемента управления откройте форму в режиме конструктора и, нажав на панели элементов кнопку Поле, разместите этот свободный элемент управления в нужном месте области данных. Затем в элемент управления Свободный необходимо ввести выражение. Выражение должно начинаться со знака равенства (=). В качестве операндов выражения чаще всего используются имена полей, константы, а в качестве операторов — знаки арифметических операций.

Пример вычисляемого поля

Пусть таблица или запрос, на основе которых строится форма, содержат данные о кафедре и имеют поля: нагрузка — количество часов, которое должны выполнить преподаватели всей кафедры; числопреп — число преподавателей на кафедре. В форме можно подсчитать и вывести среднюю нагрузку преподавателя для каждой кафедры, создав вычисляемый элемент управления и записав в него выражение:

= /

Выражение может быть введено на вкладке Данные в поле Данные в окне свойств созданного элемента управления. Можно воспользоваться построителем выражений, используя появляющуюся кнопку Построить сразу за полем свойства Данные, который позволяет упростить создание выражения.

При формировании выражения в левой панели построителя открывается нужная форма (кафедра) в группе Форма, а в средней панели выбираются необходимые для выражения поля.

Вычисление итоговых значений

Вычисление итоговых значений для записей формы выполняется с помощью встроенных статистических функций, записываемых в качестве выражения в вычисляемых элементах управления. В однотабличной форме вычисляемый элемент управления, создаваемый для расчета итогового значения по всем записям, необходимо размещать в области примечания формы. Например, можно создать поле для суммирования нагрузки всех кафедр по полю нагрузка

= Sum ()

Вычисление итогового значения для связанных записей подчиненной формы и вывод его в текущей записи основной формы

Основная форма и ее подчиненная форма чаще всего строятся на основе таблиц, между которыми установлена связь типа один-ко-многим. При этом в основной форме выводится одна текущая запись, а в подчиненной форме доступны несколько подчиненных записей. При расчете итогового значения для группы записей подчиненной формы, связанных с текущей записью основной формы, вычисляемое поле может быть отображено в записи основной формы.

Установка первичного ключа

Если вы сразу не установили ключевое поле, то надо это проделать. Для определения первичного ключа выделите поле Код группы и нажмите на панели конструктора таблиц кнопку с изображением ключа или выберите команду Ключевое поле из меню. В Microsoft Access можно выделить три типа ключевых полей:

счетчик, простой ключ и составной ключ.

Если первичный ключ не установлен пользователем до сохранения вновь созданной таблицы, Access выдаст запрос о необходимости включения в таблицу поля первичного ключа. При положительном ответе Access создаст ключевое поле типа счетчикс именем Код, в которое для каждого блока данных будет вводиться уникальный номер.

Простойключ определяется полем, содержащим уникальное значение.

Ключевое поле не позволит вводить в таблицу повторяющиеся или пустые значения, поскольку поле первичного ключа содержит однозначный идентификатор для каждой записи. Ключевое поле помогает Microsoft Access наиболее активно организовать поиск, хранение и объединение данных.

В случаях, когда невозможно гарантировать уникальность значений каждого поля, создают составной ключ, состоящий из нескольких полей. Такая ситуация возникает для таблицы, используемой для связывания двух таблиц в отношении «многие-ко-многим».

56 . Виды запросов. Порядок формирования запроса.

Объект
Запрос предназначен для отбора, изменения
и анализа данных. Запросы так же
используются в качестве источника
данных для форм и

отчетов.
Запросы позволяют вычислять итоговые
значения и выводить их в компактном
формате, подобном формату электронной
таблицы, а так же выполнять вычисления
над группами записей. Запросы можно
создавать самостоятельно в режиме
Конструктора и с помощью средства
автоматизации — Мастера Запросов.
Создание запросов в режиме Конструктора
позволяет разработать его более
детально. В MS Access можно создавать
следующие типы запросов:

• запрос
на выборку

• запросы
на изменение запрос на обновление,
удаление и добавление записей таблицы

• запрос
с параметрами

• перекрестный
запрос

• запросы
SQL запросы на объединение, запросы к
серверу, управляющие запросы, подчиненные
запросы.

Запрос
на выборку. Запрос на выборку является
наиболее распространенным, который
осуществляет отбор данных из одной или
нескольких таблиц в соответствии с
заданными критериями. Для запросы на
выборку следует проделать следующие
действия:

• Открыть
в окне База данных вкладку с запросами,
нажав меню объектов кнопку Запросы.

• Выбрать
средство Создание запроса в режиме
Конструктора.

• В
появившимся окне Добавление таблиц
выбрать таблицы, данные из которых
должны выдаваться в результате выполнения
запроса, с помощью кнопки Добавить.

• В
окне Запрос в строку Поле бланка запроса
внести поля, на которые накладываются
условия иили значения которых необходимо
отобразить в ответе на запрос, перетаскивая
их мышкой или задавая с помощью кнопки
выбора полей.

• Если
требуется упорядочить результирующие
данные по значению определенного поля,
для него в строке бланка Сортировка
указать порядок сортировки.

• В
строке Условие отбора и последующих
строках задать критерии отбора в виде
конкретных значений или логических
выражений. Для автоматизации создания
логических выражений можно использовать
Построитель выражений, вызываемый
нажатием кнопки панели инструментов
волшебная палочка. В нижней левой
области окна Построитель выражений
следует выбрать группу Операторы, в
нижней центральной — вид операторов,
в нижней правой — название конкретного
оператора. Если заданные для разных
полей условия отбора записаны в одной
строке, то они связываются логической
операцией И, а условия отбора, заданные
в разных строках, условием ИЛИ.

• В
строке Вывод на экран поставить маркеры
для тех полей, значения которых необходимо
вывести на экран.

• Результат
выполнения запроса можно предварительно
рассмотреть, нажав кнопку Режим таблицы.

• Для
выполнения запроса в пункте меню Запрос
выбрать команду Запуск или нажать
кнопку воскл. знак.

Основные способы создания форм

При создании формы следует указать имя таблицы или запрос, являющегося источником сведений и выбрать способ создания формы (помимо режима конструктора можно создать форму с помощью мастера, создать форму-диаграмму для повышения наглядности числовых данных или сводную таблицу типа сводной таблицы Microsoft Excel).

С помощью мастера форм можно создавать формы на основе одной или нескольких таблиц и/или запросов, а затем совершенствовать их в режиме конструктора. Мастер форм разбивает процесс создания формы на несколько этапов, на каждом из которых требуется установить определенные параметры для указания доступных полей, связей и внешнего вида формы.

Автоформы в столбец, ленточная и табличная представляют собой разные варианты представления информации из исходной таблицы. Автоформа в столбец отображает каждую запись источника в виде набора элементов управления, соответствующих полям записи, расположенным в один столбец. В ленточной автоформе записи следуют друг за другом, и каждая отображается в виде набора элементов управления, соответствующих полям записи, расположенным в одну строку. Записи из источника данных табличной автоформе отображаются в виде таблицы.

Разработку структуры, изменение внешнего вида формы, добавление и удаление элементов управления можно производить вручную в режиме конструктора.