Создание отчетов как объектов базы данных access

Создание и виды запросов

Создание отчета в Access с помощью мастера — Базы данных Access

В этом уроке поговорим на тему «Создание отчета в Access с помощью мастера». Создание отчета с помощью мастера не требует специальных знаний и сводится к выбору таблиц, входящих в отчет, определению списка полей отчета и порядка их размещения.

В мастере отчетов предоставляется больше возможностей относительно выбора полей для включения в отчет. При этом можно указать способ группировки и сортировки данных, а также включить в отчет поля из нескольких таблиц или запросов, если отношения между этими таблицами и запросами заданы заранее.

Чтобы запустить мастер отчетов, необходимо нажать на кнопку Мастер отчетов в группе «Отчеты» на вкладке Создание.

Создание отчета в Access с помощью мастера

После запуска мастера построения отчета, на экране откроется окно диалога. в котором необходимо определить поля будущего отчета (рисунок 4.1). Необходимо нажать кнопку раскрытия списка Таблицы и запросы и из списка таблиц баз данных выбрать таблицу, для которой создается отчет.

При этом в списке Доступные поля появляется перечень всех полей выбранной таблицы. Необходимо из данного перечня перенести в список Выбранные поля — поля, которые надо поместить в создаваемый отчет. Завершив выбор полей, необходимо нажать кнопку Далее для перехода к следующему шагу.

На втором шаге создания отчета с помощью мастера необходимо определить, требуется ли сгруппировать данные по какому-либо из полей (рисунок 4.2). Если поля не группировать, отчет произведет итоговые вычисления по всем полям с числовым типом данных для всей таблицы или запроса, на которых он основан. Можно для группировки выбрать одно поле.

В этом случае отчет обеспечит для группы промежуточные вычисления, а для таблицы целиком — итоговую сумму. Можно применять до четырех группировок, вложенных одна в другую. Этот отчет включает итоговое вычисление, промежуточные результаты и подпромежуточные результаты для всех групп.

Поля, по которым будет осуществляться группировка, помещаются в верхней части правого списка в отдельной рамке и выделяются на экране синим цветом. Access предлагает свой вариант группировки данных. Можно согласиться с предложенным вариантом или задать свой, используя кнопки окна диалога (таблица 4.1).

Рис. 4.1 — Окно диалога для выбора полей отчета

Рис. 4.2 — Создание отчета в Access с помощью мастера отчетов, шаг второй

Таблица 4.1 — Назначение кнопок окна диалога при определении группировки

Установив группировку данных, можно изменить интервал группировки, для этого необходимо нажать кнопку Группировка. Появляется диалоговое окно «Интервалы группировки». Данное окно позволяет проводить группировку по диапазону значений в записи, что предпочтительнее, чем группировка по отдельным записям.

Если, например, используется поле с датой как основа для группировки, данные можно сгруппировать в отдельные группы для каждого года или провести группирование по месяцам этих данных в поле. Виды диапазонов, которые можно задавать, зависят от типа данных.

Диалоговое окно «Интервалы группировки» включает в себя поля, на основе которых проводится группировка. Справа от каждого поля в окне имеется раскрывающийся список, который можно использовать для выбора соответствующего интервала для типа данных этого поля.
Для перехода к следующему окну диалога надо нажать кнопку Далее.

В этом окне диалога задается порядок сортировки записей внутри каждой группы (до четырех полей) и вычисления, выполняемые для записей, на задание которых можно перейти по кнопке «Итоги…» (рисунок 4.3). Для числовых полей можно вывести на экран среднюю сумму, минимальное или максимальное значения.

Для возврата в окно сортировки необходимо нажать кнопку ОК.
На следующих двух шагах создания отчета с помощью мастера необходимо определить вид макета отчета и стиль оформления.

На заключительном шаге создания отчета можно задать имя отчета и выбрать один из двух вариантов дальнейшей работы с отчетом:

• просмотр отчета;
• изменение структуры отчета.

• Рис 4.3 — Создание таблиц с помощью Мастера отчетов, шаг третий

• Для закрепления темы Способы создания отчета в Microsoft Office Access смотрим видеоурок:

Как создать отчет

Наиболее простым способом является мастер автоматических отчетов. В его функционал входит возможность поместить выбранные строки и столбцы из различных баз данных в рабочую область и при этом имеет несколько стилей оформления. После окончания автоматической работы можно дополнительно добавлять либо изменять данные при помощи конструктора.

Кроме того, можно воспользоваться функционалом по созданию автоматических отчетов, чтобы получить репорт быстро. Затем после выполнения можно в режиме конструктора внести поправки.

Создание простого отчета в MS Access проводится таким способом:

1. В первую очередь потребуется готовая база данных. Перейдите в раздел «Отчеты», затем нажмите на контекстное окно «Создать». Появится окошко с выбором вида отчета.
2. Для быстрого создания отчета нужно выбрать «Автоматический ответ» в столбец либо ленточный.
3. Затем нужно выбрать источник информации. Для этого можно воспользоваться готовой базой данных либо информационным запросом.
4. Подтвердить выбор.
5. Затем мастер автоматических отчетов создаст репорт согласно выбору. При этом он откроется в режиме предпросмотра. Тут можно увидеть внешний вид готового отчета.
6. Затем после завершения правок нужно перейти во вкладку «Файл», нажать на кнопку «Сохранить». В окне нужно ввести полное имя отчета, затем выбрать директорию либо съемный накопитель.

Создание запросов и отчетов в Access завершается печатью. После того как завершены все действия по созданию отчета, и нужно распечатать его, стоит воспользоваться следующими командами:

1. В разделе «Файл» нажать на клавишу, соответствующую печати.
2. В окне, которое появится, нужно нажать на кнопку страницы.
3. Затем выбрать, какие страницы нужно распечатать, и подтвердить выбор.

До начала запуска на печать нужно еще раз убедиться в правильности готового отчета. Чтобы убедиться в том, что данные не сдвинулись и введены корректно, нужно перейти в раздел предварительного просмотра во вкладке «Вид».

При наличии предпоследней пустой страницы проблемы чаще всего связаны с неправильным размещением примечаний. Нужно проверить высоту и в случае необходимости выставить параметр высоты на уровень 0.

Если попадаются пустые страницы – скорее всего ширина полей отчета превышает ширину бумаги. Попробуйте распечатать в альбомной ориентации либо измените ширину в полях. Во время работы не допускайте, чтобы ширина полей превышала общие размеры рабочей области + левого и правого пустого поля.

Создание базы данных и импортирование информации

Создав новую базу данных, единственным, что вы увидите, будет пустая таблица. Вы можете заняться её заполнением вручную либо наполнить копируя необходимую информацию из интернета. Обратите внимания, что каждая внесённая вами часть информации должна быть размещена в отдельной колонке, а каждая запись иметь личную строку. Кстати, колонки можно переименовать, чтобы лучше ориентироваться в их содержимом.

Если же вся необходимая вам информация находится в другой программе или источнике, программа позволяет настроить импортирование данных.

Все настройки импортирования находятся в отдельно вынесенной в панель управления вкладке, которая называется «Внешние данные». Здесь, в области «Импорт и связи», перечислены доступные форматы, среди которых документы Excel, Access, текстовые и XML-файлы, интернет-страницы, папки Outlook и т. д. Выбрав необходимый формат, с которого будет перенесена информация, вам потребуется указать путь к месторасположению файла. Если же она размещена на каком-либо сервере, программа потребует от вас ввести адрес сервера. По мере импорта вы столкнётесь с различными настройками, которые предназначены для корректного переноса данных в Access. Следуйте инструкциям программы.

ИЗМЕНЕНИЕ ВНЕШНЕГО ВИДА (РЕДАКТИРОВАНИЕ) ОТЧЕТОВ

Необходимо провести некоторую
доработку отчета, для того чтобы он действительно выглядел достойно.
Например, изменить заголовок отчета, поместить на титульный лист дату
создания отчета, логотип фирмы, утверждающую подпись и др. Однако нелишне
напомнить, что: «Встречают по одежке…», но «Лучшее – враг хорошего».

F Задание.

Выполните редактирование отчета,
созданного вами в предыдущем разделе.

Имеющиеся недостатки:

· 
Заголовок отчета не
соответствует его содержанию.

· 
Не указана дата его создания.

· 
Нет утверждающей подписи
директора предприятия.

· 
Нет подписи разработчика отчета.

· 
Поля отчета не соответствуют
размеру выводимой в нее информации.

Редактирование отчета производится в
окне Конструктора отчета

Для того чтобы открыть созданный отчет
в режиме Конструктора:

· 
 Откройте диалоговое окно «База данных»

· 
Откройте вкладку «Отчеты»

· 
Выберите отчет «Начислено».

Настройка отчета

Случается, что созданный мастером отчет не соответствует полностью ожиданиям пользователя. К примеру, нужно будет добавить текст, изменить ширину столбцов, вставить логотип и пр. В Access имеется 2 режима, в которых можно вносить изменения в отчет: режим разметки и режим конструктора.

В режиме разметки наиболее удобно вносить изменения в отчет, поскольку в нем имеется большинство инструментов настройки. В данном режиме можно изменить ширину столбцов, поменять их местами, добавить или изменить уровни группировки и итоги. Кроме того, можно поместить в макет отчета новые поля и задать свойства отчета и его элементов управления. Преимущество данного режима заключается в одновременном с изменениями просмотре отображения данных отчета.

Если в режиме разметки не получается внести какие-либо изменения, можно попытаться сделать это в режиме Конструктора, в котором отображается базовая структура отчета и предлагаются дополнительные инструменты и возможности разработки. К примеру, в Конструкторе можно добавить в отчет больше видов элементов управления, более точно настроить выравнивание элементов управления и задать больше свойств, чем в режиме разметки.

Так и не нашли ответ на свой вопрос?

Просто напиши с чем тебе нужна помощь

Характеристика, назначение современных субд.

Microsoft
Access
2003, 32-разрядная СУБД реляционного типа,
работающая в среде Windows 2003 /T/XP и более
поздних версиях. Этот программный
продукт является составной частью
интегрированного пакета Microsoft Office
Professional, относительно прост в изучении
и использовании, одинаково подходит
как для начинающих пользователей, так
и для профессионалов. К основным хар-кам
СУБД Access относятся:

— графический
многооконный интерфейс, позволяющий в
диалоговом режиме создавать таблицы,
формы, запросы, отчеты и макросы

— наличие развитых
диалоговых средств конструирования
(таблиц, форм, запросов, отчетов, макросов)

— наличие специальных
инструментальных средств, автоматизирующих
работу, называемых мастерами

— наличие средств
соблюдения целостности данных на уровне
базы данных

— наличие средств
обеспечения безопасности данных (защита
паролем, ограничение уровня доступа и
возможность работы в многопользовательских
системах)

— использование
объектной технологии OLE для внедрения
в базу данных объектов различной природы
(текстов, электронных таблиц, рисунков)

— наличие собственного
языка программирования Visual Basic,
объектно-ориентированного языка для
разработки приложений пользователя,
обладающего свойством автономности от
СУБД и переносимости в другие приложения
MS
Office

— полная поддержка
языка запросов SQL

— возможность
интеграции данных из разных СУБД.

Следует более
подробно рассмотреть программные
продукты компании Microsoft.
Наиболее интересной чертой этих пакетов
являются их большие возможности
интеграции, совместной работы и
использования данных, так как данные
пакеты являются продуктами одного
производителя, а также используют
сходные технологии обмена данными.

VisualFoxPro
отличается высокой скоростью, имеет
встроенный объектно-ориентированный
язык программирования с использованием
диалектов xBase
и SQL
(Эти диалекты встроены во многие СУБД).
Имеет высокий уровень объектной модели.
При использовании в вычислительных
сетях обеспечивает как монопольный,
так и раздельный доступ пользователей
к данным.

Access
входит в состав самого популярного
пакета MS
Office.
Основные преимущества: знаком многим
конечным пользователям и обладает
высокой устойчивостью данных, прост в
освоении, может использоваться
непрофессиональным программистом,
позволяет готовить отчеты из баз данных
различных форматов. Программный пакет
Access
предназначен для создания отчетов
произвольной формы на основании различных
данных и разработки‚ некоммерческих
приложений.

VisualBasic— это
универсальный объектно-ориентированный
язык программирования, диалекты которого
встроены вAccess,
Visual
FoxPro.
Преимущества: универсальность, возможность
создания компонентов OLE,
невысокие требования к аппаратным
ресурсам ЭВМ. Применяется для создания
приложений средней мощности, не связанных
с большой интенсивностью обработки
данных, разработки компонентов OLE,
интеграция компонентов MS
Office.

Visual
С++ — наиболее
мощный объектно-ориентированный язык
программирования, обладает неограниченной
функциональностью. Этот язык предназначен
для создания компонентов приложений
для выполнения операций, критичных по
скорости.

SQLServer—
сервер баз данных, реализует подход
клиент-сервер и взаимодействует с
указанными пакетами. Главные достоинства:
высокая степень защиты данных, мощные
средства для обработки данных, высокая
производительность. Область применения:
хранение больших объемов данных, хранение
высокоценных данных или данных, требующих
соблюдения режима секретности.

Указанные программные
продукты имеют возможности визуального
проектирования интерфейса пользователя,
то есть разработчик из готовых фрагментов
создает элементы интерфейса, программирует
только их изменения в ответ на какие-либо
события.

СвойстваProperties

• ActiveControlActiveControl
• AllowLayoutViewAllowLayoutView
• AllowReportViewAllowReportView
• ApplicationApplication
• AutoCenterAutoCenter
• AutoResizeAutoResize
• BorderStyleBorderStyle
• CaptionCaption
• CloseButtonCloseButton
• ControlBoxControlBox
• ControlsControls
• CountCount
• CurrentRecordCurrentRecord
• CurrentViewCurrentView
• CurrentXCurrentX
• CurrentYCurrentY
• CycleCycle
• DateGroupingDateGrouping
• DefaultControlDefaultControl
• DefaultViewDefaultView
• DirtyDirty
• DisplayOnSharePointSiteDisplayOnSharePointSite
• DrawModeDrawMode
• DrawStyleDrawStyle
• DrawWidthDrawWidth
• FastLaserPrintingFastLaserPrinting
• FillColorFillColor
• FillStyleFillStyle
• FilterFilter
• FilterOnFilterOn
• FilterOnLoadFilterOnLoad
• FitToPageFitToPage
• FontBoldFontBold
• FontItalicFontItalic
• FontNameFontName
• FontSizeFontSize
• FontUnderlineFontUnderline
• ForeColorForeColor
• FormatCountFormatCount
• GridXGridX
• GridYGridY
• GroupLevelGroupLevel
• GrpKeepTogetherGrpKeepTogether
• HasDataHasData
• HasModuleHasModule
• HeightHeight
• HelpContextIdHelpContextId
• HelpFileHelpFile
• HwndHwnd
• InputParametersInputParameters
• KeyPreviewKeyPreview
• LayoutForPrintLayoutForPrint
• LeftLeft
• MenuBarMenuBar
• MinMaxButtonsMinMaxButtons
• ModalModal
• ModuleModule
• MouseWheelMouseWheel
• MoveableMoveable
• MoveLayoutMoveLayout
• NameName
• NextRecordNextRecord
• OnActivateOnActivate
• OnApplyFilterOnApplyFilter
• OnClickOnClick
• OnCloseOnClose
• OnCurrentOnCurrent
• OnDblClickOnDblClick
• OnDeactivateOnDeactivate
• OnErrorOnError
• OnFilterOnFilter
• OnGotFocusOnGotFocus
• OnKeyDownOnKeyDown
• OnKeyPressOnKeyPress
• OnKeyUpOnKeyUp
• OnLoadOnLoad
• OnLostFocusOnLostFocus
• OnMouseDownOnMouseDown
• OnMouseMoveOnMouseMove
• OnMouseUpOnMouseUp
• OnNoDataOnNoData
• OnOpenOnOpen
• OnPageOnPage
• OnResizeOnResize
• OnTimerOnTimer
• OnUnloadOnUnload
• OpenArgsOpenArgs
• OrderByOrderBy
• OrderByOnOrderByOn
• OrderByOnLoadOrderByOnLoad
• OrientationOrientation
• PagePage
• PageFooterPageFooter
• PageHeaderPageHeader
• PagesPages
• PaintingPainting
• PaintPalettePaintPalette
• PaletteSourcePaletteSource
• ParentParent
• PicturePicture
• PictureAlignmentPictureAlignment
• PictureDataPictureData
• PicturePagesPicturePages
• PicturePalettePicturePalette
• PictureSizeModePictureSizeMode
• PictureTilingPictureTiling
• PictureTypePictureType
• PopUpPopUp
• PrintCountPrintCount
• PrinterPrinter
• PrintSectionPrintSection
• PropertiesProperties
• PrtDevModePrtDevMode
• PrtDevNamesPrtDevNames
• PrtMipPrtMip
• RecordLocksRecordLocks
• RecordsetRecordset
• RecordSourceRecordSource
• RecordSourceQualifierRecordSourceQualifier
• ReportReport
• RibbonNameRibbonName
• ScaleHeightScaleHeight
• ScaleLeftScaleLeft
• ScaleModeScaleMode
• ScaleTopScaleTop
• ScaleWidthScaleWidth
• ScrollBarsScrollBars
• SectionSection
• ServerFilterServerFilter
• ShapeShape
• ShortcutMenuBarShortcutMenuBar
• ShowPageMarginsShowPageMargins
• TagTag
• TimerIntervalTimerInterval
• ToolbarToolbar
• TopTop
• UseDefaultPrinterUseDefaultPrinter
• VisibleVisible
• WidthWidth
• WindowHeightWindowHeight
• WindowLeftWindowLeft
• WindowTopWindowTop
• WindowWidthWindowWidth

Разделы отчета

Отчет Access состоит из нескольких разделов, таких как:

1. Заголовок, который печатается 1 раз в начале отчета и содержит сведения, обычно присутствующие на титульной странице (например логотип, название, дату).
2. Верхний колонтитул, расположенный вверху каждой страницы, используется в случаях необходимости повторения названия отчета на каждой странице.
3. Заголовок группы используется для вывода в начале каждой новой группы записей ее имени. Заголовок группы служит для печати имени группы.
4. Данные выводятся 1 раз для каждой строки в источнике записей. Этот раздел содержит элементы управления основного содержания отчета.
5. Примечание группы выводится в конце каждой группы записей и содержит сводные сведения по ней.
6. Нижний колонтитул печатается в конце каждой страницы и отображает нумерацию страниц и сведения, относящихся к странице.
7. Примечание отчета выводится 1 раз в самом конце отчета и используется для печати итогов и прочей сводной информации по всему отчету.

Попробуй обратиться за помощью к преподавателям

Настройка и использование форм

Благодаря применению форм, пользователь сможет легко просматривать сведения по каждому полю и переключаться между существующими записями. При длительных вводах информации использование форм упрощает работу с данными.

Откройте вкладку «Создание» и найдите пункт «Форма», нажав на который появится стандартная форма, основанная на данных вашей таблицы. Появившиеся поля с информацией подвергаются всяческим изменениям, включая высоту, ширину и т. д

Обратите внимание, что если в приведённой таблице присутствуют взаимосвязи, вы увидите их и сможете перенастроить в этом же окне. В нижней части программы вы увидите стрелки, которые позволят последовательно открывать каждый столбец вашей таблицы либо же сразу переместиться на первый и последний

Теперь каждая из них является отдельной записью, поля которой вы можете настроить, кликнув мышью на кнопку «Добавить поля». Изменённые и внесённые таким образом сведения отобразятся в таблице и во всех присоединённых к ней таблицах. После настройки форма, необходимо сохранить её, нажав комбинацию клавиш «Ctrl+S».

Форматирование отчетов.

Как правило, отчеты не требуют дополнительного форматирования, хотя мастер создания отчетов и предлагает несколько вариантов. Так же, как и при работе с формами, можно применить выбранный стиль к отчету (меню Формат Автоформат). Кроме того, выделенный элемент отчета можно отформатировать вручную (например, изменить гарнитуру, размер и цвет шрифта).

При постоянной работе с отчетами одного и того же вида в режиме конструктора можно создать свой шаблон. По умолчанию новый отчет в Access основан на шаблоне Обычный, имеющий белый фон и шрифт Arial размером 8 пт (как и документ Word).

Иногда в отчетах при печати остаются пустые области данных. Можно использовать элементы управления с объединением (конкатенацией) в одном выражении при указании источника данных текстового поля.

Например, для вывода полного адреса в одной строке можно использовать выражение:

= &»,» & &»,»&

C помощью диалогового окна Формат Автоформат в режиме конструктора можно указать новый формат отчета. Предлагаемые форматы аналогичны тем, которые предлагает мастер создания отчетов.

Рис. 5.11. Отчет, настроенный в Конструкторе.

Список использованных источников

1. Урок на тему: «Создание отчетов в MS Access», Оберемко В. А., учитель математики.

2. Сергеев А. Скачать Access 2007. Новые возможности. — Питер Пресс, 2008 г.

3. Информатика: Практикум по технологии работы на компьютере. Учебное пособие / Под ред. Н.В.Макаровой. 3-е изд. М.: Финансы и статистика, 2004 г.

4. Леонтьев В.П. Новейшая энциклопедия персонального компьютера 2003. — М.: ОЛМА-ПРЕСС, 2003 г..

Отредактировано и выслано преподавателем Киевского национального университета им. Тараса Шевченко Соловьевым М. С.

Над уроком работали

Поставить вопрос о современном образовании, выразить идею или решить назревшую проблему Вы можете на Образовательном форуме, где на международном уровне собирается образовательный совет свежей мысли и действия. Создав блог, Вы не только повысите свой статус, как компетентного преподавателя, но и сделаете весомый вклад в развитие школы будущего. Гильдия Лидеров Образования открывает двери для специалистов высшего ранга и приглашает к сотрудничеству в направлении создания лучших в мире школ.

Предмети > Информатика > Информатика 11 класс

Авторські права | Privacy Policy |FAQ | Партнери | Контакти

Автор системы образования 7W и Гипермаркета Знаний — Владимир Спиваковский

При использовании материалов ресурса ссылка на edufuture.biz обязательна (для интернет ресурсов — гиперссылка). edufuture.biz 2008-2018 Все права защищены. Сайт edufuture.biz является порталом, в котором не предусмотрены темы политики, наркомании, алкоголизма, курения и других «взрослых» тем.

Гипермаркет знаний 2008-2018

Узнайте, как легко и быстро создать базу данных Access — Готовые базы Access:

Если вы не знаете как создать отчеты в программе Microsoft Access, то посмотрите этот урок. За основу мы возьмем базу данных Access «Библиотека».

Задача:Создать базу данных «Библиотека» содержащую информацию о книгах, взятых читателями в библиотеке.

Создать следующие отчеты, задав для них смысловые имена:

1) простой отчет на основе одной таблицы.

2) отчет на основе нескольких таблиц. В отчете задать группировку, выполнить вычисления для сгруппированных полей, добавить новое вычисляемое поле. 3) простой отчет на основе параметрического запроса. 4) отчет с помощью конструктора отчетов.

Чаевые на развитие канала:

— создание отчетов в Microsoft Access

Источник

Создание отчёта

Основным предназначением отчётов является предоставлению пользователю общей сводки по таблице. Отчёт можно создать абсолютно любой, в зависимости от данных.

Программа даёт вам выбрать тип отчёта, предоставив несколько на выбор:

1. Отчёт — будет создан автоотчёт, использующий всю предоставленную в таблице информацию, однако, данные не будут сгруппированы.
2. Пустой отчёт — не заполненная форма, данные для которой вы сможете выбрать сами из необходимых полей.
3. Мастер отчётов — поможет вам пройти процесс создания отчёта и проведёт группирование и форматирование данных.

В пустой отчёт вы можете добавить, удалить или редактировать поля, наполняя их необходимой информацией, создавать специальные группы, которые помогут отделить определённые данные от остальных и многое другое.

Выше приведены все азы, которые помогут вам справится и настроить под себя программу Access, однако, её функциональность достаточно широка и предусматривает более тонкую настройку рассмотренных здесь функций.

Объединяя все вместе

Основные ключи и взаимосвязи таблиц

При создании таблицы, программа автоматически наделяет каждую запись уникальным ключом. По умолчанию в ней есть колонка имён, которая расширяется, по мере внесения новых данных. Именно эта колонка и является первичным ключом. Помимо таких, основных ключей, база данных также может содержать поля, связанные с информацией, содержащейся в другой таблице.

Например, у вас есть две таблицы, содержащие взаимосвязанную информацию. К примеру, они называются «День» и «План». Выбрав в первой таблице поле «понедельник», вы сможете связать его с каким-либо полем в таблице «План» и при наведении курсора на одно из этих полей, вы увидите информацию и связанные ячейки.

Подобные взаимосвязи облегчат читаемость вашей базы данных и наверняка увеличат её удобство и эффективность.

Чтобы создать взаимосвязь, перейдите во вкладку «Работа с базами данных» и в области «Отношения» выберите кнопку «Схема данных». В появившемся окне вы увидите все обрабатываемые базы данных

Следует обратить ваше внимание на то, что в базах данных должны быть специальные поля, предназначенные для внешних ключей. На нашем примере, если во второй таблице вы хотите отобразить день недели или число, оставьте пустое поле, назвав его «День»

Также настройте формат полей, т. к. он должен быть одинаков для обеих таблиц.

Затем, открыв две таблицы, перетащите поле, которое вы хотите связать, в специально приготовленное поле для внешнего ключа. Появится окно «Изменение связей», в котором вы увидите отдельно выделенные поля. Чтобы обеспечить изменение данных в обеих связанных полях и таблицах, поставьте галочку напротив пункта «Обеспечение целостности данных».

Шаг 2. Организуйте отчет

Мастер отчетов предоставит вам параметры, позволяющие выбрать способ просмотра и организации ваших данных. Эти параметры группируются как данные в ваших полях и упорядочивают эти поля на несколько уровней, например, в сводном или маркированном списке.

Если вы создаете отчет только из одной таблицы или запроса, вы можете перейти к № 3 в этом разделе.

1. Access предложит список нескольких вариантов организации. Выберите вариант из списка, чтобы просмотреть его.
2. Нажмите «Далее», когда вас устраивает базовая организация ваших данных.
3. Если вас не устраивает способ организации ваших данных, теперь вы можете изменить уровни группировки.
   • Выберите поле из списка и нажмите стрелку вправо, чтобы добавить его в качестве нового уровня.
   • При необходимости измените порядок группируемых полей, выбрав поле и щелкнув стрелку Приоритет вверх или вниз, чтобы переместить ее вверх или вниз по уровню.
4. После того как вы удовлетворены организацией своего отчета, нажмите «Далее».

Вычисления в отчете БД Access 2003

2010-06-06

Известно, что вычисляемые поля в базе данных Access 2003 используются для различных целей, в том числе и для проведения расчетов. Вычисляемые поля в Microsoft Access 2003 могут быть созданы как в запросе и форме, так и в отчете. Рассмотрим создание вычисляемых полей в отчете базы данных Access 2003. Для ввода выражения в отчете необходимо открыть отчет в режиме Конструктора и создать свободное текстовое поле, используя кнопку «ab» (Поле) на панели инструментов.

В свободное поле можно вводить выражение для выполнения вычислений, в этом случае оно становится вычисляемым. В вычисляемых полях можно использовать функции, а можно ввести выражение, использующее в качестве входных данных значения полей таблиц БД Access. Кроме того, в отчет можно вставить автономную текстовую метку, т.е. метку не связанную с текстовым полем, используя кнопку «Aa» (Надпись) на панели инструментов. «Надпись» используется для ввода какого-либо имени или чисел.

Рассмотрим создание вычисляемого поля в отчете Успеваемость на примере базы данных Training_students_O. Постановка задачи следующая: в отчете БД Access Успеваемость создать одно поле, в котором должна выводиться 100-бальная оценка, и другое поле, в которое должно выводиться текущее время. Для решения этой задачи откроем отчет Успеваемость в режиме конструктора (рис. 1).

Рис. 1.

Для создания вычисляемого поля в отчете Успеваемость, необходимо выполнить следующие действия:

1. Нажать кнопку «ab» (Поле) на панели инструментов, а затем щелкнуть на отчете Успеваемость в «Области данных» в том месте, где планируется вставить свободное (вычисляемое) поле;

2. Удалить метку (в нашем случае Поле 30), которая вставляется вместе со свободным полем (слева от свободного поля), а затем установить курсор в поле «Свободный» (рис. 2) и ввести выражение (для отображения 100-бальной оценки в отчете): =()*20. В этом случае Свободное поле стало вычисляемым. Для ввода функций или выражений можно также использовать построитель выражений (кнопка «Построитель» на панели инструментов);

Рис. 2.

3. Нажать кнопку «Aa» (Надпись) на панели инструментов, а затем щелкнуть на отчете Успеваемость в области «Верхний колонтитул » в том месте, где планируется вставить метку «Надпись»: 100-бальная оценка;

4. Установить курсор в метку и ввести текст: 100-бал. оценка (рис. 3);

Рис. 3.

5. Перейти в режим просмотра, выполнив щелчок по кнопке «Просмотр» (рис. 4), в отчете БД Access 2003 появились оценки по 100-бальной системе.

Рис. 4.

Для создания в области нижнего колонтитула отчета Access вычисляемого поля, отображающего текущее время, необходимо выполнить следующие действия:

6. Нажать кнопку «ab» (Поле) на панели инструментов, а затем щелкнуть на отчете в области «Нижний колонтитул» в том месте, где планируется вставить свободное текстовое поле для функции «Текущее время»;

7. Удалить метку (в нашем случае Поле 31), а затем установить курсор в поле «Свободный» (рис. 5) и ввести функцию: =Time();

Рис. 5.

8. Для ввода функции =Time() в поле «Свободный» можно также использовать построитель выражений (вместо выполнения операции в предыдущем пункте), для этого необходимо щелкнуть на панели инструментов на пиктограмме «Построитель», откроется окно Построитель, в котором надо выделить «выражение» (рисунок 6), и щелкнуть ОК;

Рис. 6.

9. Откроется окно «Построитель выражений», в котором надо выбрать Встроенные функции, Дата/время, Time, (рисунок 7), затем выделить формулу и сохранить ее в буфере обмена, нажав клавиши Ctrl+C;

Рис. 7

10. Закрыть окно «Построитель выражений», установить курсор в поле «Свободный» и вставить формулу, нажав клавиши Ctrl+V (рисунок 5). В результате получим вычисляемое поле.;

11. Перейти в режим просмотра, выполнив щелчок по кнопке «Просмотр», в отчете БД Access появилось текущее время (на рисунок 8 представлен фрагмент нижнего колонтитула с текущим временем)

Рис. 8

12. Закройте окно отчета и базу данных Access 2003.

Разработка запросов в Microsoft Office Access. Виды запросов.

Ранее
отмечалось, что при работе с таблицами,
формами и отчетами можно использовать
фильтр отбора данных, который задает
условия отображения данных в этих
объектах (вкладка Главная
ленты, группа
Сортировка
и фильтр).Там же
присутствует кнопка Расширенный
фильтр,
которая открывает окно Конструктора
запросов
для текущей таблицы.

Кроме
того для разработки запросов и их
сохранения в базе данных в системе
Access
имеются специальные режимы на ленте
Создание
в группе
Другие – Мастер запросов
и Конструктор
запросов.

Типы
запросов, которые могут быть заданы в
системе Access:

1. Выборка
   – запрос для отбора данные по заданным
   сложным условиям из одной или нескольких
   таблиц баз данных, с показом результатов
   выполнения запроса в виде таблицы,
   либо с использованием его для форм и
   отчетов данных – команда SQL
   SELECT…;
   в Окне свойств
   запроса может быть настроен параметр
   Тип набора
   записей:
   динамический набор– после
   редактирования данных в таблице запроса
   данные таблиц базы данных обновляются!
   (с некоторыми ограничениями) и статический
   набор – только просмотр результатов
   отбора.

2. Перекрестный
   – формирование двухмерной итоговой
   таблицы, с группировкой по двум
   выражениям, одно из которых становится
   заголовком строки, другое – заголовком
   столбца.

3. Создание таблицы
   – задается имя новой таблицы, куда
   заносятся результату выполнения
   запроса, с сохранением ее в текущей
   или другой базе данных.

4. Запросы на изменение
   данных:

   1. обновление
      данных – команда занесения общих
      изменений в группу записей одной или
      нескольких таблиц (команда SQL
      UPDATE…);

   2. добавление
      данных – команда добавления группы
      записей из одной или нескольких таблиц
      в конец одной или нескольких таблиц
      (команда SQL
      INSERT…);

   3. удаление
      данных – команда удаления группы
      записей из одной или нескольких таблиц
      (команда SQL
      DELETE…).

Принцип
формирования запросов наиболее легко
освоить при использовании Мастера
запросов.
Предположим, нам нужно отобрать тех
студентов, которые по предмету высшая
математика имеют только отличные оценки
по результатам второго семестра.

Для
создания запроса на вкладке Создание
нажимаем кнопку Мастер
запросов,
после чего открывается окно с названием
Новый
запрос, в
котором предлагается выбрать тип
запроса из списка:

• Простой запрос
  (создание запроса на выборку из
  определенных полей)

• Перекрестный
  запрос
  (создание запроса, выводящего данные
  в компактном формате, подобном формату
  электронной таблицы)

• Повторяющиеся
  записи
  (создание запроса на поиск повторяющихся
  записей в простой таблице или запросе)

• Записи без
  подчиненных
  (создание запроса на поиск записей,
  которым не соответствует ни одна запись
  в подчиненной таблице).